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Código de barras: 5 dicas básicas para contadores e empreendedores

Por Jorge Campos / 13 de junho de 2019

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código de barras

É provável que você como contador já tenha sido questionado pelo seu cliente acerca do funcionamento, obrigatoriedade ou benefícios da utilização de código de barras.

Essa dúvida é comum aos empreendedores iniciantes ou aos que por motivo de expansão dos negócios, necessitam utilizar-se do código de barras.

Com o propósito de desmistificar o uso do mesmo, elaboramos esse artigo para que contador e empreendedor obtenham o conhecimento necessário para entender definitivamente o assunto.

O mundo sem código de barras

Certamente, o código de barras está presente no cotidiano de nossas vidas, quer seja nos gêneros alimentícios comprados em supermercados ou nos remédios comprados nas farmácias. Em síntese, é muito difícil imaginar um produto que não tenha o código de barras.

Agora, venha comigo e tente imaginar um mundo sem o código de barras!

Para isso vamos contar uma estória:

Norberto é um contabilista que chegou ao final do expediente da sexta feira exausto. Também após uma longa e intensa semana de trabalho, quem não fica!

O que mais ele deseja nesse momento é chegar o mais rápido possível na sua casa, colocar uma roupa bem confortável, assistir uma série descolada e finalmente descansar.

Porém, já à caminho de casa, Norberto lembrou-se do vazio existencial da sua geladeira; sendo assim foi necessário um pit stop no no supermercado.

Ele piamente acredita que tudo vai ser muito rápido, pois basta pegar petiscos, bebidas, um chocolate, já que ninguém é de ferro e, em poucos minutos estará novamente no caminho de sua casa.

As compras realmente foram rápidas, como imaginará, mesmo com o supermercado lotado de outros consumidores, agora só falta passar pelos caixas para realizar o pagamento.

De frente com o problema…

Porém, Norberto não contava que encontraria longas e demoradas filas no caixa do supermercado. Um bom tempo depois, já bastante irritado pela demora, finalmente chegou sua vez de passar pelo caixa.

Ele fica perplexo só de observar o operador de caixa, procurar produto por produto no sistema do supermercado, para somente depois conseguir registrar sua venda, num processo lento, repetitivo e cansativo.

Mas agora Norberto se animou, finalmente o operador pegou o último produto, uma caixa tipo pack, com 12 latas do seu refrigerante preferido.

Ele já estava sorridente e se preparando para fazer o pagamento, quando repentinamente decepciona-se ao notar que o operador de caixa, abre a embalagem pack, retira da mesma uma lata de refrigerante, procura o código no sistema, registra e assim repete o processo 12 longas vezes.

Para Norberto, a demora excessiva no supermercado, certamente não foi uma boa experiência de consumo. Já no caminho de casa ele ficou pensando como tudo poderia ser mais rápido se existisse um método de automatizar esse processo permitindo maior rapidez na fila do caixa. Assim ele poderia ter mais tempo livre.

Felizmente esse método existe! Trata-se do código de barras padronizados pela Gs1 Brasil.

Benefícios da utilização do código de barras

A utilização de código de barras traz inúmeros benefícios para os empreendedores como:

  • Acesso ao varejo;
  • Automação de Processos;
  • Redução de erros;
  • Melhor experiência para os consumidores.

Dica 01 – Como funciona o código de Barras

Assim como a computação em geral o princípio de funcionamento do código de barras está ligado ao código binário.

Sendo assim, as barras representam uma numeração previamente atribuída a um item cadastrado. Como resultado temos a descrição exata do produto.

Estrutura do código de barras

O código de barras é formado por duas partes:

  1. GTIN – (Global Trade Item Number) ou Número Global de Item Comercial, é a própria numeração cadastrada na GS1 para o item;
  2. SUPORTE DE DADOS: (código de barras) é a representação gráfica do GTIN. Ele serve para leitura automática.

Decodificação dos dados

A decodificação dos dados é realizada pelo leitor de código de barras, que emite um raio vermelho que percorre todas as barras para realizar a identificação dos dados que constam no banco de dados.

DICA 02 – Código de Barras: para que serve o GTIN?

O GTIN é usado para identificar unicamente itens comerciais em âmbito global.

Ele fornece uma chave para acesso a informações e dados do produto como: descrição, NCM, peso, etc. Os dados são previamente cadastrados e constam em banco de dados de sistemas informatizados.

Quem atribui o GTIN?

Uma empresa detentora da marca do produto, independente do local de fabricação ou de quem fabricou, é responsável pela atribuição da numeração. Portanto, essa empresa poderá ser:

  • O fabricante / indústria (fornecedor);*
  • O importador;*
  • O Atacadista;*
  • O varejista.*

*Desde que comercializem sob sua marca®.

DICA 03 – Como gerar um Código de Barras GTIN-EAN corretamente?

Primeiramente, você precisa saber que para gerar códigos GTIN/EAN corretamente é necessário se filiar à GS1

A GS1 é uma organização sem fins lucrativos que desenvolve e mantém padrões para a comunicação empresarial. O grupo existe há mais de 40 anos e está presente em 112 países, com mais de 1,5 milhão de empresas usuárias e 6 bilhões de transações diárias.

Seu produto de maior renome é o código de barras, já que a empresa centraliza a emissão de novos códigos em todo o mundo.

Após a conclusão do cadastro e inscrição na GS1, você receberá um código para acesso ao CNP – Cadastro Nacional de Produtos, por meio do CNPJ é que todos os novos códigos serão gerados.

DICA 04 – Código de barra: foco na gestão do CNP?

CNP – Cadastro Nacional de Produtos é uma interface que centraliza todas as informações técnicas de produtos, permite ainda a geração dos respectivos códigos de barras e até mesmo a impressão das etiquetas para uso nas embalagens.

Antes de gerar um novo GTIN/EAN é necessário informar todos os dados do produto como: descrição, marca, peso, volume, etc.

Integração com Cadastro Centralizado de GTIN

Você sabia que o CNP é que alimenta o CCG – Cadastro Centralizado de GTIN?

O CCG é o banco de dados da SEFAZ que contém um conjunto de informações sobre os produtos que possuem código de barras (GTIN) em suas embalagens.

Em suma, o CCG será utilizado pela SEFAZ para validar as informações a respeito dos produtos com GTIN na NF-e e na NFC-e, portanto, os donos das marcas, devem manter as informações de seus produtos corretas e atualizadas no CNP.

Aspectos legais dos códigos de barras

Nenhuma empresa está obrigada a adotar o código de barras para seus produtos, entretanto se a mesma deseja expandir seus negócios sua adoção é altamente recomendável e muito exigida pelo mercado varejista.

Agora se você comercializa qualquer produto que já tenha o código de barras (GTIN), você precisa obrigatoriamente informar o mesmo nas suas vendas realizadas via NF-e ou NFC-e, já que o código é obrigatório no layout 4.0 da NF-e.

DICA 05: O código de barras dentro do SPED

Há uma grande polêmica sobre a obrigatoriedade do GTIN, na NF-e, é importante esclarecer que sim é obrigatório informar o GTIN nos campos cEAN e cEANTrib desde julho de 2011, de acordo com o Ajuste SINIEF 16/2010.

Caso o produto não possua GTIN não é necessário informar outro código de barras. Como assim? Existem empresas que optaram por não trabalhar com o CÓDIGO DE BARRAS, ou desenvolveram um modelo próprio. Neste caso, elas não são obrigadas a informar, porque, não são filiadas à GS1.

Em termos de validação dos dados do GTIN, ela também será realizada em cronograma ainda a ser publicado, seguindo o padrão de dados definidos nos Ajustes Sinief 04 e 05/19:

Assim que a integração entre o CNP (Cadastro Nacional de Produtos da GS1) e o CCG (Cadastro Centralizado de GTIN) será possível identificar essas inconsistências. O Fisco terá a informação sobre todos os códigos GTINs e poderá rejeitar os documentos que não estão com o código correto::

“VII – os GTIN informados na NF-e serão validados a partir das informações contidas no Cadastro Centralizado de GTIN, que está baseado na Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul (SVRS) e é composto das seguintes informações:

a) GTIN;
b) Marca;
c) Tipo GTIN (8, 12, 13 ou 14 posições);
d) Descrição do produto;
e) Dados da classificação do produto (segmento, família, classe e subclasse/bloco);
f) País – principal mercado de destino;
g) CEST (quando existir);
h) NCM;
i) Peso bruto;
j) Unidade de medida do peso bruto;
k) GTIN de nível inferior, também denominado GTIN contido/item comercial contido; e
l) Quantidade de itens contidos;

E mais…

Na entrega do arquivo eletrônico da EFD ICMS/IPI (SPED FISCAL) para o ambiente do SPED a informação do código de barras, é um campo [Campo 04 (COD_BARRA] dentro do REGISTRO 0200: TABELA DE IDENTIFICAÇÃO DO ITEM (PRODUTO E SERVIÇOS).

O REGISTRO 0200 tem por objetivo informar mercadorias, serviços, produtos ou quaisquer outros itens concernentes às transações fiscais e aos movimentos de estoques em processos produtivos, bem como os insumos.

O Campo 04 (COD_BARRA) -deve ser preenchimento informando a representação alfanumérica do GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 ou GTIN-14 para o produto, obrigatoriamente caso o mesmo possua e dispensado caso o produto não possua GTIN.

CONCLUSÃO

Vimos que o código de barras embora não seja legalmente obrigatório, é comercialmente exigido por boa parte das empresas, principalmente as do ramo varejista.

Percebemos que o código de barras faz parte do nosso dia a dia e que seu uso tem muitas vantagens tanto para o empreendedor que adota como para o consumidor na sua experiência de compra.

Descobrimos os diversos tipos de código de barra padronizados pela GS1 Brasil e suas principais aplicações.

Por fim podemos concluir que a adoção do código de barras só traz benefícios para o empreendedor e até para o contador e certamente é de fundamental importância no âmbito fiscal, já que o mesmo é a fonte de cadastro do GTIN da SEFAZ.

O Portal Sped Brasil

O portal Sped Brasil foi criado em 2007 e vem crescendo cada vez mais para se tornando referência no segmento.

Acima de tudo, o SPED Brasil funciona como uma empresa de conhecimento disposta a ajudar empresários, contadores e desenvolvedores.

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