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Controladoria: A transformação digital e melhoria nos processos da área fiscal

Por spedbrasil / 5 de março de 2020

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controladoria

O conceito de controladoria, apesar de explorado muito pouco pelas empresas brasileiras, é essencial para o planejamento de um modelo de negócio duradouro.

De acordo com dados coletados pelo IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário) 42% das pequenas e micro empresas vai à falência pela falta de planejamento e pouca visão de mercado.

É exatamente para impedir cenários como esse, que empresas implementam áreas de controladoria. Neste artigo, explicaremos sobre as novas tecnologias que tem revolucionado esse setor que você, profissional de contabilidade, tem que conhecer.

O que é controladoria?

O conceito de controladoria pertence ao estudo das Ciências Contábeis e lida com o controle orçamentário e administrativo de uma organização.

Apesar disso, a controladoria dá um passo mais longe em relação à contabilidade. Assim, trabalhando a administração da empresa como um todo, não se limita apenas aos aspectos fiscais e econômicos.

A saber, o livro Controladoria: Um Enfoque na Eficácia Organizacional propõe duas perspectivas pelas quais observar a área.

Por um lado, ela pode ser vista como uma “área do conhecimento que se apropria de conceitos de outras ciências sociais (…) com o propósito de facilitar o controle da gestão empresarial”.

Por outro, como “uma área administrativa que utiliza de diversos conhecimentos para apoiar e monitorar as outras áreas de uma empresa no processo de gestão organizacional”.

Na prática, as empresas possuem áreas ou departamentos de controladoria, responsáveis por organizar, avaliar e armazenar dados da empresa. Então, através da análise deles, assessorar todos os gestores em seus processos de tomada de decisão.

Esses departamento, são normalmente compostos por analistas de background contábil e administrativo e gerenciados por um profissional chamado controller (controlador).

As principais funções das áreas de controladoria em empresas são:

  • Extrair, consolidar e analisar informações das outras áreas da empresa;
  • Construir o planejamento orçamentário;
  • Gerar relatórios de desempenho que auxiliem tomadas de decisões;
  • Acompanhar o progresso da empresa em seus objetivos;
  • Prever cenários futuros, montar simulações e modelos.

Controladoria contábil e administrativa

Para melhor compreensão dos processos internos da controladoria, ela pode ser dividida em duas áreas. Controladoria contábil e administrativa. Ambas têm um papel crucial nas tomadas de decisão das organizações.

A controladoria contábil dedica-se ao controle financeiro da empresa, acompanhando mais de perto os departamentos de contabilidade, fiscal, contas a pagar, tesouraria , etc.

Em suma, é da controladoria contábil a responsabilidade maior na organização e fiscalização do cumprimento do planejamento orçamentário.

A controladoria administrativa atua de forma similar. No entanto, é mais versátil e plural, tendo interface com todas as áreas da empresa. Tem como função preservar o funcionamento da organização e administrar a relação das áreas entre si de forma que os objetivos da empresa possam ser alcançados.

Cabe a controladoria administrativa, portanto, buscar informações e dados de cada área e agregá-los.
Fica claro que a atuação de ambas as controladorias é completamente interligada. Por isso mesmo, a maioria dos autores elenca essas áreas como parceiras que nunca devem ser separadas.

Não há como implementar um setor de controladoria sem unir o trabalho de contabilidade e administração. Com efeito, torna-se ainda mais estratégica a atuação do profissional conhecido como controlador, controller, ou mesmo, gerente de controladoria.

controladoria

Quem é o controlador?

O controlador, muito conhecido pelo nome em inglês Controller é o responsável pelo departamento de controladoria.

Muitas vezes, é tido como um gerente ou diretor da empresa. Esse profissional, em algumas estruturas, responde diretamente á alta administração. Em resumo, é ele quem conduz todas as atividades que mencionamos acima.

O profissional escolhido para o cargo precisa ser completo e versátil e agregar conhecimentos de contabilidade e administração.

Além disso, deve ser capaz de entender a organização de forma holística, analisar dados de todos os setores, gerenciar riscos e oportunidades, e prever cenários futuros.

Como a tecnologia está otimizando os processos da controladoria?

Você deve ter observado que desde a descrição inicial do conceito de controladoria até a listagem das atribuições do controlador um tema foi muito mencionado: a coleta e análise de dados.

Boa parte do trabalho da controladoria inclui, através de dados, criar relatórios, encontrar riscos e oportunidades e preparar previsões de cenários futuros.

Você provavelmente já sabe que existem diversas ferramentas que facilitam esse trabalho de forma geral. Vale destacarmos que utilizar apenas o excel para controle e análise de dados como a maioria das empresas usa é pouco inteligente.

Existem diversos softwares que facilitam a elaboração de relatórios, a consolidação de dados e a preparação de orçamentos.

No entanto, queremos ir mais longe que isso nesse artigo. Você já deve ter ouvido falar num conceito chamado Big Data. Será que isso tem a ver com contabilidade e controladoria?

Big Data e controladoria

Historicamente o termo Big Data se refere a quantidades de dados muito grandes vistas como impossíveis de analisar. A medida que o impossível foi redefinido, Big Data se tornou o campo de estudo de como analisar tais quantidades massivas de dados.

Existe uma quantidade absurda de dados para serem avaliados e analisados que são relevantes para administração de um negócio.

Informações que estão disponíveis, mas são deliberadamente ignoradas pela impossibilidade de serem tratadas por humanos. No entanto, técnicas de big data permitem que isso tudo seja analisado e considerado.

Dados do mercado podem ser analisados e comparados com eventos internos para entender fatores futuros que irão afetar o desempenho da empresa com mais precisão.

Com isso, o excesso de dados deixa de ser um problema insolúvel e se torna uma ferramenta nas mãos de controladores que os permitem recomendar decisões com mais autoridade.

Mas quais são as ferramentas capazes de trazer para prática essas melhorias que comentamos?
A seguir, falarei sobre 3 tipos de ferramentas que podem ser combinadas para tornar isso possível.

Sistemas ERP

A sigla ERP quer dizer Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais). O termo sistema ERP, no entanto, tem se tornado sinônimo de sistema de gestão integrada.

Os ERPs são capazes de integrar todos os departamentos e processos de sua empresa e é por isso que estão aqui listados.

Não especificamente por sua capacidade de analisar dados (falaremos sobre outra solução para isso), mas pela facilidade de organizar e automatizar a coleta de dados.

A forma mais fácil de garantir que todas as informações relevantes para a controladoria estejam sempre disponíveis e atualizadas é através de um sistema ERP.

A implementação de um, pode até não ser essencial para que os benefícios que listamos acima sejam alcançados, mas certamente facilitará o processo.

Softwares de Business Intelligence (BI)

Softwares de BI são hoje a principal ferramenta utilizada para o trato de quantidades massivas de dados a nível empresarial.

O termo Business Intelligence por si só, que pode ser traduzido como inteligência empresarial, alude ao uso da tecnologia para fazer gerir negócios de forma mais inteligente.

Essas ferramentas facilitam a coleta e análise massiva de dados, bem estruturados ou não, e utilizam conceitos de machine learning para gerar relatórios de forma quase automática.

Além disso, esses softwares são capazes de encontrar padrões em todos esses dados e identificar tendências. Uma funcionalidade essencial para a construção de previsões de cenários futuros.
Utilizando o BI, a controladoria é capaz de trabalhar de forma mais rápida e assertiva trazendo para a empresa diversos benefícios como:

  • Maior visibilidade de todas as operações;
  • Relatórios melhores e feitos com mais velocidade;
  • Previsões de futuro mais precisas;
  • Identificação de tendências antes invisíveis.

Softwares de gestão orçamentária

Inegavelmente, essa é uma solução que também tem potencial de economizar diversas horas de trabalho em setores de controladoria.

Tendo em vista as diversas ramificações do trabalho de elaborar um orçamento ou previsão orçamentária, uma ferramenta capaz de tornar isso mais fácil é sempre muito bem-vinda, não é mesmo?

Ademais, com um software de gestão orçamentária é possível criar modelos de despesas e receitas,

A Importância da atualização profissional

Se você é um profissional da área de contabilidade e controladoria, já sabe como é importante estar sempre atualizado a todas as notícias e modificações no cenário externo que podem afetar o sucesso das organizações em que trabalhar.

No entanto, se atualizar em relação as melhores tecnologias e ferramentas é tão importante quanto para que você possa se posicionar como autoridade em seu campo de atuação.

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