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RPA: Um guia sobre a automação de processos fiscais e contábeis de uma empresa

Por Jorge Campos / 21 de junho de 2019

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RPA

O RPA é a expressão da transformação digital que ocorre na contabilidade.

Falo isso, pois certamente a tecnologia tem transformado os mais variados ambiente de negócios e, em paralelo, a própria contabilidade.

Por outro lado, essa revolução também pode se tornar uma forte aliada dos contadores.

O que talvez boa parte destes profissionais ainda não perceberam, é que agora mesmo, neste momento, uma grande quantidade de empresas estão inovando e transformando seus processos fiscais e contábeis pelo uso de ferramentas de RPA – Robotic Process Automation.

Se você contador, gestor contábil e/ou gerente, quer conhecer detalhes desse tema, cada vez mais recorrente no mercado empresarial contábil, continue lendo este post blog. Ao final da leitura, você terá informações suficientes para discorrer sobre RPA.

RPA: O que é exatamente!

O termo RPA – Robotic Process Automation – pode ser traduzido em português como automação de processos robóticos.

Portanto, RPA refere-se às soluções de automação com softwares programados para executar tarefas, também chamados de robôs.

De fato, as ferramentas de RPA automatizam processos e atividades por meio de scripts. Estes, nada mais são que um conjunto de regras e instruções que devem ser seguidas pelo robôs.

Desse modo, os softwares atuam no nível da interface do usuário reproduzindo as ações que um ser humano executaria.

Desta maneira, um RPA para operar corretamente precisa, primeiramente, aprender o fluxo de trabalho. Ou seja, deve seguir as etapas previamente determinadas por um humano.

Assim, só para exemplificar, o RPA pode:

  • Executar ações e acionar atividades posteriores;
  • Mover dados;
  • Preencher informações;
  • Realizar cálculos;
  • Gerar relatórios;
  • Conferir relatórios;
  • Receber formulários e enviar mensagens;
  • Recuperar ou armazenar informações.

RPA – Vantagens da Utilização

O uso de ferramentas de RPA para automação de processos fiscais e contábeis do seu escritório traz um série de benefícios, diretos e indiretos.

Por isso abaixo listamos os principais benefícios desta prática;

  • Redução de Custos – De fato a redução do número de horas utilizadas pelos seus colaboradores na realização de tarefas manuais e repetitivas significam ganho de tempo e produtividade para ambos.
  • Melhor experiência do cliente/colaborador – As soluções de RPA entregam ao cliente ou usuário uma melhor experiência de uso, já que diminuem consideravelmente os esforços para realização das tarefas dos colaboradores elevando sua autoestima.
  • Eficácia nos controles – A automação de processos permite uma maior eficácia nos controles, aumentando o nível de conformidade.
  • Melhor qualidade de serviços: redução de erros nos processos significam melhor qualidade nos serviços prestados.
  • Aumento de velocidade: os processos podem ser concluídos e entregues mais rapidamente.
  • Tomada de decisão mais precisa: com um software programado para transmitir dados em tempo real e analisar tendências, analistas de dados conseguem ter melhores insights para tomadas de decisão mais precisa.

RPA nos processos Fiscais e Contábeis

Você já parou para pensar no cotidiano das tarefas de seus colaboradores?

Saiba que diariamente eles realizam milhares de ações manuais e repetitivas que podem ser objetos de automação por meio de RPA.

Mas não se engane pensando que Robotic Process Automation é uma maneira de reduzir drasticamente seu quadro de colaboradores.

Pelo contrário!

Pesquisas indicam que os melhores resultados na utilização do RPA são colhidos quando o objetivo de sua utilização está alinhado com a ações para melhoria nos resultados de negócios.

Por um minuto, permita-se imaginar possuir um robô que incansavelmente realiza a conferência e a conciliação dos relatórios fiscais e contábeis, apresentando claramente os pontos de inconsistências.

Imaginou? então certamente percebeu que seus colaboradores podem ter mais tempo útil para realização de tarefas com maior valor agregado, como análise dos dados e consultoria pró-ativa.

Desta forma podemos facilmente relacionar algumas tarefas fiscais e contábeis que podem facilmente serem substituídas por uma solução de RPA.

  • Conciliação contábil fiscal;
  • Apuração de Tributos;
  • Geração de Guias para recolhimento de Tributos
  • Retenção automática de tributos;
  • Geração automática de arquivos do SPED;
  • Validação automática de arquivos do SPED;
  • Assinatura e transmissão automática de arquivos do SPED;
  • Cumprimento de Obrigações acessórias.

RPA – Como implementar

As ferramentas de RPA são uma tecnologia em constante evolução, porém cabe-nos esclarecer que não é de uso exclusivo de negócios de grande porte, já que seu custo pode ser absorvido também por escritórios de pequeno e médio.

Abaixo listamos as etapas que devem ser seguidas para obtenção de um melhor resultado na implementação dessa tecnologia.

1- Listar Processos Prioritários para Robotic Process Automation

Nessa etapa é essencial a realização de uma análise de todos os processos contábeis e fiscais que eventualmente possam ser robotizados.

Entretanto, foque nos processos que signifiquem gargalos em sua operação ou possuam baixo valor agregado, por serem realizados manual e repetidamente, demandando muito tempo de seus colaboradores para realizá-los.

Vale lembrar que os RPA podem robotizar um processo completo ou somente parte dele.

2- Seleção de Fornecedor de RPA

No mercado de soluções de RPA, existem diversos fornecedores de soluções.
Comece fazendo uma pesquisa e selecionando aqueles que atendem o seu cenário de negócios e mais precisamente a sua lista de prioridades.

Assim estabeleça os critérios e requisitos para a escolha do fornecedor da RPA mais adequada aos seus propósitos.

Nesse processo você deve optar por aquela que julgar possuir o melhor custo/benefício.

Com toda certeza você vai precisar levar em consideração questões como especificações técnicas, funcionalidades diferenciadas ou preços que se adequem à sua receita.

Esclareça todas as suas dúvidas e se possível solicite apresentações do produto, para colaborar na escolha definitiva.

3- Projeto Piloto

Com o melhor fornecedor definido, escolha alguns estabelecimentos e cenários de negócios que representem modelos dos processos automatizados e aplique primeiramente nestes os fluxos robotizados do RPA.

Nessa fase é natural que ocorram ajustes nos “scripts” da robotização para contemplar cenários não previstos anteriormente.

Os scripts são como a receita do bolo que deve ser seguida pelo robô, deve primeiramente deve ser garantido o funcionamento do fluxo principal ou “caminho feliz”, para tão somente tratar os desvios de caminho e as tomadas de decisões.

Pelo projeto piloto serão detectados eventuais problemas, bem como requisitos adicionais.

Por isso que nessa etapa do projeto, você deve testar…testar..testar para ajustar o fluxo de robotização, eliminando possíveis erros ou ajustando passos.

4- Robôs em Produção

Sendo bem sucedida a realização do projeto piloto, inicia-se a fase de implantação definitiva da solução de RPA para todos os estabelecimentos. e todos os usuários.

Nessa etapa é fundamental a capacitação da equipe para o correto uso da solução de RPA pois tal fator é de suma importância para o sucesso da operação.

Se todos os passos anteriores forem realizados corretamente, você muito provavelmente não terá problemas para enfim robotizar todo o fluxo.

RPA – Ferramentas

Fique atento na escolha da ferramenta de RPA.

No mercado existem diversas ferramentas sob a bandeira do RPA; entretanto não são padronizadas e cada uma atende um diferente propósito.

Uma boa ferramenta de Robotic Process Automation, possui algumas características básicas:.

  • Devem possuir sua própria metalinguagem com uma interface gráfica de fácil utilização para o usuário.
    Obs.: Caso não tenha experiência com linguagens de programação, evite as ferramentas que requerem um nível mais avançado de codificação.
  • Facilidade de integração de dados e sistemas.
  • Permitir a execução sequencial de processos com um bot.
  • Devem possuir um mecanismo que facilite a criação do script básico também chamado de “caminho feliz” , permitindo a edição do mesmo para tratamento das exceções.

Assim no mercado existem:

    • Provedores especialistas em soluções de RPA;
    • Provedores de software com vários produtos de software, incluindo RPA;
    • Provedores de serviços de TI ou ainda BPO que fornecem plataformas proprietárias de software RPA

Contadores X RPA

Há algum tempo os contadores tem tem abandonado a antiga forma de registrar e armazenar informações, através do uso da tecnologia e sistemas a profissão tem se transformado.

Ao mesmo tempo, tarefas e processos antes realizados manualmente vem progressivamente sendo substituídos por processos automatizados.

Nesse panorama, a chegada do RPA , garante otimização e mais agilidade na realização das tarefas diárias.

Sabemos que o dia a dia do contador e seus colaboradores é repleto de tarefas manuais, repetitivas, sem quase ou nenhum valor agregado que podem ser objetos de automação por RPA.

A tendência é que esse tipo de solução domine o mercado contábil. Então o quanto antes você utilizar essa tecnologia, maior será a possibilidade de obter ganhos na qualidade dos serviços prestados.

Agora se você não quer contratar uma solução de RPA para realizar suas próprias robotizações e nem contratar um fornecedor para desenvolvê-lá, você encontrará no no mercado sistemas contábeis desenvolvidos por contadores e especialistas que possuem tecnologia de ponta para desafogar os seus processos de negócios.

Tais sistemas possuem ferramentas que permitem a diminuição de tempo na realização de tarefas bem como aumentar a conformidade de seus processos.

Conclusão

A tecnologia do RPA – Robotic Process automation somada com as aplicações de inteligência artificial tem um enorme potencial transformador de negócios.

Certamente seu uso nos processos contábeis e fiscais trazem benefícios para os gestores contábeis e contadores, já que reduzem o tempo dos colaboradores na realização de tarefas manuais e repetitivas, permitindo que seu tempo seja empregado em atividades mais nobres como análise de dados e consultoria.

Com toda a certeza o RPA é uma tecnologia que veio para ficar, ainda mais que ela ainda está engatinhando e muita evolução nos processos contábeis e fiscais ainda estão por vir.

Continue ligado em nosso blog para saber mais novidades do universo fiscal e do SPED, bem como de novas tecnologias e processos para inovar no mercado contábil.

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