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Prazos ECD: Saiba tudo sobre a entrega da Escrituração Contábil Digital

Por Gisleise Nogueira / 25 de setembro de 2018

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ECD

A ECD – Escrituração Contábil Digital ou SPED Contábil – é parte integrante do projeto SPED. A obrigação tem como finalidade a substituição da escrituração contábil que tradicionalmente era realizada em papel por uma escrituração em formato digital.

Com a vigência da ECD, a contabilidade das empresas entrou definitivamente na era digital.

Continue lendo este artigos para esclarecer suas dúvidas sobre:

  1. Quais empresas devem entregar a ECD?
  2. Quando as empresas devem entregar a ECD?
  3. Quais as multas nos casos de atrasos da ECD?
  4. Como entregar a ECD?

De acordo com os dados disponibilizados pela Receita Federal, referentes ao ano calendário de 2017, foram entregues aproximadamente 939 mil declarações de ECD ao ambiente do SPED. Tais dados evidenciam a consolidação da escrituração como uma das mais importantes obrigações exigidas pela Receita Federal.

Mas afinal, você realmente sabe o que é a Escrituração Contábil Digital?

O que é a ECD e quais seus objetivos?

A transmissão do SPED Contábil significa também a apresentação da escrituração dos livros em formato digital e ainda constitui dispensa implícita da impressão dos seguintes livros:

  • Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Sabemos que a ECD é um dos projetos do SPED e sua implantação visa substituir as escriturações em papel dos livros contábeis para o meio digital através da transmissão de um arquivo digital ao fisco.

Ademais, a apresentação dos livros digitais supre, em relação às mesmas informações, a exigência contida na IN 86/2001 que dispõe sobre informações, formas e prazos para apresentação dos arquivos digitais e sistemas utilizados por pessoas jurídicas, bem como a exigência contida na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12/2006 (MANAD).

Tipos de empresas que devem entregar a ECD

As regras para a entrega e a transmissão da ECD estão contidas na IN RFB Nº 1774/2017. De forma geral, estão destinadas a entrega da ECD qualquer pessoa jurídica obrigada a manter uma escrituração contábil nos termos da legislação empresarial.

Portanto, os tipos de empresas listados a seguir devem se preocupar com a escrituração e a transmissão da ECD:

  • Aquelas obrigadas à tributação pelo Lucro Real nos termos da lei;
  • Aquelas tributadas com base no lucro presumido que excederem o limite da distribuição do lucro aos sócios sem a efetiva tributação do IRRF.
  • Pessoas jurídicas imunes e isentas que auferirem receitas, ou ingresso de recursos a qualquer título desde que a soma seja superior a 1,2 milhão de reais no ano.
  • Eventualmente para as microempresas (ME) ou Empresas de Pequeno Porte (EPP) que obtiverem investimentos para fomento da inovação ou para investimento produtivo, desde que realizado por investidor anjo, nos termos do Art. 61-A da Lei Complementar 123/2006
  • Qualquer empresa do segmento de construção civil dispensada da apresentação da Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI (EFD ICMS/IPI) deve obrigatoriamente apresentar a ECD como livro auxiliar.
  • Sociedades em Conta de Participação (SCP) enquadradas nas hipóteses de obrigatoriedade de apresentação da ECD devem apresentá-la como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo.

Entrega Facultativa

O Código Civil, em seu Art. 1079, obriga todo empresário ou a sociedade empresária a manter regularmente um sistema de contabilidade mecanizado ou não, assim como realizar a escrituração contábil e o levantamento anual do balanço patrimonial e do Demonstrativo do Resultado Econômico (DRE).

Entretanto, a legislação tributária dispensa algumas dessas iniciativas da entrega da ECD, mas que nesse caso podem entregá-la de forma facultativa.

Periodicidade da entrega da ECD

A periodicidade de entrega da ECD é anual.

Assim, nas situações normais da sua transmissão, deve ser realizada até 23h59min59s (Vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos) do último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano calendário a que se refira a escrituração.

Por exemplo, a entrega do Sped Contábil para os fatos contábeis ocorridos no ano calendário 2018 tem prazo final de entrega no dia 31/05/2019.

Todavia, existem outros prazos para entrega da ECD, sobretudo se ocorrerem eventos de transformação societária como: extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação. Nesses casos, o mês de ocorrência do evento determinará o prazo para entrega da obrigação no prazo. Falaremos disso a seguir. 

Período ocorrência do Evento EspecialPrazo de Entrega
Situação especial (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) ocorrida de janeiro a abril do ano calendário.Último dia útil do mês de maio do ano calendário a que se refere a escrituração.
Situação especial (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação)ocorrida de maio a dezembro do ano calendário.Último dia útil do mês seguinte ao do evento.

Período Societário Diferente do Período Fiscal

As pessoas jurídicas com período societário diferente do período fiscal podem entregar a ECD de acordo com o período societário e, caso seja necessário, fazer os ajustes relativos ao período fiscal na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), após a recuperação dos dados da ECD.

Exemplo:

Uma empresa possui período societário com encerramento em março/2017 (de abril/2016 a março/2017).

Nessa situação, a empresa poderá entregar:

  • Arquivo 1 da ECD: De janeiro/2017 a março/2017, com encerramento do exercício em março/2017;
  • Arquivo 2 da ECD: De abril/2017 a dezembro/2017, informando no campo 12 do registro I030 (I030.DT_EX_SOCIAL) que o encerramento do exercício ocorreu em março/2017.

Fique atento às multas da ECD

Acompanhar as datas de entrega da ECD e compreender todas as regras e instruções para sua correta escrituração, é uma tarefa árdua realizada pelos colaboradores envolvidos na entrega dessa obrigação. No entanto, ela necessária. 

No cotidiano empresarial, sabemos que os fatos contábeis ocorrem e são registrados diariamente nos sistemas contábeis. E, por maiores que sejam os cuidados, sabemos que é raro que nesse processo não ocorram erros ou falhas.

Assim, além da multa aplicável por não entrega no prazo da ECD a Receita Federal também pode aplicar multas por informações inexatas ou incorretas.

A seguir, vamos conhecer mais sobre a aplicação dessas multas de acordo com a Lei nº 13.670/2018 que alterou o suporte fático para aplicação de penalidades de escrituração no ambiente do Sped:

  • Multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da empresa no período a que se refere a escrituração para quem entregar a ECD sem atender aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos.
  • Multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta auferida no período a que se refere a escrituração para empresa obrigada a entrega da ECD é que omitir ou prestar incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos.
  • Multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da empresa no período que se refere a escrituração, sendo limitada a 1% (um por cento) desta para as empresas que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.

Redução das multas

Para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sistema Público de Escrituração Digital, as multas serão reduzidas:

  • à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício.
  • a 75% (setenta e cinco por cento), se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação.

O Pagamento da multa deve ser realizado por meio de Guia DARF através do código é
1438 – MULTA POR FALTA OU ATRASO NA ENTREGA DA ECD.

Como entregar a ECD?

As informações contábeis que compõem o registro da ECD devem ser transmitidas ao fisco por meio de um arquivo digital gerado pela empresa com recursos próprios ou através do preenchimento das informações diretamente no PGE – do SPED Contábil.

O PGE – Programa Gerador de Escrituração – é um programa disponibilizado pelo fisco com a finalidade de validar o arquivo da ECD gerado nos sistemas próprios da empresa ou ainda preenchido pelo contribuinte diretamente no programa.

A Receita Federal é quem determina as regras para o preenchimento das informações. Desse modo, a hierarquia para entrega dos registros é definida por meio de um layout da obrigação disponibilizado através do maual de orientação do leiaute da Escrituração Contábil Digital – ECD.

Processo de entrega da ECD

Primeiramente o contribuinte deve gerar o arquivo digital por meio de sistemas próprios. Pode ainda informar os dados da contabilidade diretamente no PGE que se encarregará de gerar o arquivo no formato correto.

Em segundo, o arquivo gerado em sistema próprio deve ser importado no PGE para validação do conteúdo. O arquivo gerado no próprio PGE não necessita da importação, assim podendo ser validado diretamente.

Através da validação, o PGE confere se as informações existentes no arquivo digital da ECD seguem as regras de estrutura previstas para o leiaute da obrigação, possibilitando a consulta aos erros encontrados pelo programa.

O Arquivo não pode ser enviado enquanto todos os erros apontados não forem corrigidos.

Após a validação de conteúdo, sem erros impeditivos para transmissão, o contribuinte deve utilizar o próprio PGE para assinar digitalmente o arquivo com o uso de certificado digital.

Com o arquivo digital validado e assinado digitalmente, o contribuinte pode finalmente realizar a transmissão do arquivo digital ao fisco obtendo do fisco o RECIBO DE TRANSMISSÃO do arquivo que servirá de termo de autenticação da ECD Transmitida.

Assim, a transmissão da ECD por meio do Sped e a respectiva confirmação do recebimento da escrituração, por meio do Recibo de transmissão, serve como autenticação dos livros contábeis, dispensando o empresário ou contabilista de efetuar a impressão e o registro dos livros na respectiva Junta Comercial da sede da empresa.

Entretanto, o arquivo digital assinado e transmitido ao fisco deve ser armazenado para fins de comprovação por todo o prazo prescricional.

Dica: Mantenha os departamentos da empresa antenados na entrega da ECD

De fato, a ECD deve ser transmitida pelo Departamento Contábil da empresa. Afinal, a obrigatoriamente deve conter a assinatura digital de um contador/contabilista e de um responsável pela assinatura da ECD.

Todavia, como a obrigação contém informações sobre os fatos contábeis que ocorreram na empresa, praticamente todos os departamentos da empresa estão sujeitos a fornecerem informações para a ECD.

De certo, é de suma importância que todos os departamentos tenham conhecimento dos riscos no fornecimento de informações errôneas ou inexatas ao fisco. Esse conhecimento aumenta o nível de colaboração da equipe para obtenção e registro dos fatos contábeis que ocorrem em seus departamentos.

Substituição do arquivo da ECD transmitido

A Substituição do livro digital transmitido só pode ser realizado até o fim do prazo de entrega relativo ao ano calendário subsequente.

Entretanto, só deve ser realizada se conter erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) – Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014.

A solicitação de cancelamento da autenticação e a apresentação da escrituração substituta serão efetuados mediante apresentação de Termo de Verificação para Fins de Substituição. Este deve ser assinado pelo profissional de contabilidade responsável pelos livros contábeis substitutos ou pelo auditor independente.

Em resumo

A ECD, Escrituração Contábil Digital, é uma das mais importantes escriturações entregues ao ambiente do Sped.

Para que as informações transmitidas ao fisco sejam feitas dentro do prazo e com o maior grau de conformidade você precisa atentar-se para os seguintes pontos, discorridos neste artigo e que agora resumimos para você.

1- Obrigatoriedade da Entrega

Verifique cuidadosamente as situações que obrigam uma empresa à entrega da ECD para não correr o risco de ser autuado por falta de entrega da obrigação.

2 – Prazo de Entrega

Fique atento ao prazo de entrega, principalmente na ocorrência de eventos especiais (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) que podem exigir a antecipação da entrega da obrigação.

3 – Geração do Arquivo digital

É de suma importância que o arquivo digital transmitido ao fisco contenha informações em conformidade com as regras estabelecidas pela RFB – Receita Federal do Brasil – para entrega do Sped Fiscal.  Em suma, informações errôneas ou inexatas podem impedir a entrega da escrituração no prazo ou ainda sujeitar a empresa a aplicação de pesadas multas por parte da RFB.

Dessa forma, recomendamos que a escrituração contábil bem como a geração do arquivo digital da ECD, sejam realizadas por meio de sistemas contábeis próprios, devidamente planejados para a escrituração digital da contabilidade, tornando-se um investimento com retorno garantido, tendo em vista que minimiza a ocorrência no processo de geração e transmissão da obrigação ao Sped.

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