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ECF: Confira o que fazer para não errar na validação da declaração

Por Jorge Campos / 18 de setembro de 2018

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ECF

A princípio, cabe esclarecer que a ECF – Escrituração Contábil Fiscal – é uma obrigação acessória do ambiente do SPED, responsável pelo cálculo do Imposto de renda das empresas. A sua obrigatoriedade iniciou-se no ano calendário de 2015, referente ao exercício de 2014. Em suma, a ECF interliga os dados contábeis e fiscais (EFD ICMS/IPI e EFD Contribuições) sobre a apuração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL).

A iniciativa, portanto, visou tornar o processo de fiscalização desses tributos mais ágil e eficiente.

Quais empresas devem transmitir a ECF ao SPED?

Com efeito, a ECF é obrigatória para todas as pessoas jurídicas e equiparadas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, presumido ou arbitrado, de forma centralizada pela matriz.

Da mesma forma, devem ser entregues separadamente pelas sociedades em conta de participação (SCP), no caso do sócio ostensivo ser pessoa jurídica.

A legislação que regulamenta a ECF é a Instrução Normativa RFB nº 1422, de 19 de dezembro de 2013 e suas atualizações.

Por outro lado, estão dispensados da entrega da ECF as Empresas do Simples Nacional, além de órgãos públicos, autarquias e fundações públicas e pessoas jurídicas inativas.

Por que devo me preocupar com a Entrega da ECF?

A Receita Federal aplica multas não só pela não apresentação da ECF, mas ainda pela apresentação em atraso ou apresentação com incorreções ou omissões.

Entretanto, diferencia a aplicação das multas de acordo com a forma de tributação do declarante. Assim, pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real tem tipificação diferente das demais pessoas jurídicas tributadas por outra forma de lucro, como as do lucro presumido.

Multas para tributação pelo Lucro Real

Inquestionavelmente, os contribuintes que apuram o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica pela sistemática do Lucro Real estão sujeitos a aplicação de multas previstas no art. 8º-A do Decreto-Lei nº 1.598, de 26 de dezembro de 1977 com redação dada pela Lei nº 12.973, de 13 de maio de 2014.

Multa por não apresentação ou apresentação em atraso

  • Equivalente a 0,25% (vinte e cinco centésimos por cento), por mês-calendário ou fração, do lucro líquido antes do Imposto de Renda da pessoa jurídica e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, no período a que se refere a apuração, limitada a 10% (dez por cento).

A multa acima é limitada à:

  • A R$ 100.000,00 (cem mil reais) para as pessoas jurídicas que no ano-calendário anterior tiverem auferido receita bruta total, igual ou inferior a R$ 3.600.000,00.
  • A R$ 5.000.000,00 (cinco milhões de reais) para as pessoas jurídicas com faturamento superior à R$ 3.600.000,00.

Multa por apresentação da ECF com incorreções ou omissões

  • 3% (três por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor omitido, inexato ou incorreto.

Multas para tributação pelo Lucro Presumido, Arbitrado imunes e isentas

Os contribuintes que não apuram o IRPJ pela sistemática do Lucro Real, desde a sua instituição pela IN RFB nº 1.422, de 2013 tem sido multado pelo fisco por meio da aplicação da multa prevista no art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24 de agosto de 2001, diante da inexistência de multa mais específica no momento da edição da referida IN.

Uma recente alteração introduzida pela IN RFB nº 1.821/2018 alterou IN 1.422/2013 para estabelecer que os contribuintes que apuram o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica por qualquer sistemática, que não o Lucro Real, que deixarem de apresentar a ECF nos prazos fixados no art. 3º, ou a apresentar com incorreções ou omissões, ficam sujeitos à aplicação das multas previstas no art. 12 da Lei nº 8.218, de 29 de agosto de 1991 (com redação dada pela Lei nº 13.670/2018, a saber:

Multa por não apresentação ou apresentação em atraso

  • Equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos.

Multa por apresentação da ECF com incorreções ou omissões

  • Equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos.

Quando a ECF deve ser transmitida ao SPED?

De acordo com a legislação vigente a transmissão da ECF ao ambiente do Sped é realizada anualmente até o último dia útil do mês de Julho, com os dados da apuração do IRPJ e da CSLL do ano calendário anterior ao da entrega.

Por exemplo, a próxima entrega da ECF será em 31/07/2019 para os eventos ocorridos no ano calendário de 01/01/2018 à 31/12/2018.

Como transmitir a ECF?

Em suma, a ECF deve ser transmitida ao Fisco por meio de um arquivo eletrônico, com layout estipulado pela Receita Federal.

A escrituração pode ser preenchida no próprio programa da ECF (disponibilizado pela Receita Federal) em virtude deste possuir a funcionalidade de edição de campo.

Além desses meios, a empresa também poderá gerar o arquivo em sistemas próprios. Em seguida, o arquivo eletrônico será obrigatoriamente submetido ao programa gerador da ECF para validação de conteúdo, assinatura digital, transmissão e visualização.

Por outro lado, as empresas obrigadas a entrega da ECD – Escrituração Contábil Digital – devem obrigatoriamente recuperar os dados da mesma para conseguir gerar o arquivo da ECF.

Agora que você já sabe mais sobre a ECF, vamos compartilhar com você 03 processos essenciais na rotina de uma empresa para que o preenchimento da ECF saia corretamente.

1. Controle as Informações de Apuração do IRPJ e CSLL

A ECF é uma escrituração complexa e exige dados detalhados do contribuinte acerca das apurações do IRPJ e da CSLL que devem ser declarados em inúmeros Blocos, Registros e Campos do arquivo eletrônico.

Assim, é essencial que você tenha um nível maior de controle dos processos envolvidos na apuração dos tributos acima, de forma que os Registros da ECF sejam corretamente preenchidos.

Em conclusão, o cuidado extra evita a identificação de erros pelo programa Gerador da ECF no momento do preenchimento e da validação, ocasionando possíveis atrasos na entrega da Obrigação que podem levar a aplicação de multas.

2. Mantenha-se em conformidade com as normas do RIR/99

Sem dúvida, é essencial que empresários e contadores sigam corretamente as normas do Regulamento do Imposto de Renda (RIR/99) no momento que estiverem realizando a apuração do IRPJ e da CSLL e suas compensações.

Desse modo, sua apuração não será objeto de glosa pela Receita Federal no momento da transmissão dos registros eletrônicos preenchidos pelo contribuinte no Programa Gerador da ECF que pode identificar o que é dedutível, ou não, na apuração do LALUR e E-LACS.

Um bom exemplo é o caso de multas que podem ser dedutíveis ou indedutíveis. O ideal é ter contas distintas na contabilidade para escrituração de cada tipo para que não sejam indevidamente deduzidas do lucro.

3. Invista em um Sistema de Apuração do IRPJ e da CSLL

Em síntese, não é novidade que a Receita Federal tem ficado cada vez rigorosa e precisa, munida de alta inteligência tecnológica e tributária. Assim, o Fisco vem aumentando a cada dia a Fiscalização sobre as empresas.

Com a ECF não é diferente, já que é por meio desta obrigação que o contribuinte detalha ao Fisco a apuração do IRPJ e da CSLL.

Do mesmo modo, o Fisco pode apurar inconsistências na ECF realizando cruzamentos internos dentro da própria ECF ou da ECF com outras declarações.

Por isso, é bom ficar atento às adições e exclusões que compõem as bases na apuração do IRPJ e a CSLL. Além disso, é essencial verificar a composição do Bloco L210 (Apuração do Custo) que faz cruzamento com o Bloco L300.

Mediante o exposto, podemos afirmar que controles manuais ou planilhas eletrônicas são ineficientes para a realização de forma correta da apuração desses tributos.

Recomendamos fortemente que sejam adotados sistemas eletrônicos para controle e apuração do IRPJ e da CSLL que tendem a simplificar e aumentar o nível de conformidade de sua empresa na apuração dos tributos diretos.

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