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Obrigações acessórias: um guia completo para você entender as obrigações da empresa

Por Gisleise Nogueira / 20 de dezembro de 2018

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Você conhece as obrigações acessórias que sua empresa precisa entregar? Não?

Então fique tranquilo!

Este artigo tem um guia completo para você entender as obrigações da sua empresa.

Primeiramente, você tem que entender que sua empresa tem dois tipos obrigações existentes nas legislações tributárias e trabalhistas:

  • As obrigações principais são os pagamentos dos impostos de acordo com seu regime tributário;
  • As obrigações acessórias são as declarações enviadas ao governo com informações comprobatórias referente ao pagamento dos impostos.

Com a chegada do SPED, o governo consegue fiscalizar melhor as empresas, utilizando-se de uma simples cruzada de informações.

Portanto, é importante que você evite o pagamento de multas pela não entrega e futuros problemas com a entrega incorreta.

Assim sendo, continue a leitura que iremos explicar quais as obrigações acessórias que cada regime tributário precisa entregar, entender suas siglas, para que serve e quando transmitir.

Obrigações acessórias do Simples Nacional

As empresas optantes pelo Simples Nacional, seja ela Microempresa (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) devem prestar contas com o governo através de obrigações acessórias.

Veja abaixo quais são as declarações a serem enviadas por este regime, para que serve e o prazo de envio:

Nota Fiscal e Arquivamento

Toda venda ou prestação de serviço realizada por sua empresa deve ser gerada a nota fiscal.

Essas notas fiscais são regulamentadas pelo município (nota fiscal de serviços) e pelo estado (nota fiscal de venda. Então é importante que você procure as legislações específicas.

A nota fiscal deve ser arquivada e guardada na empresa por 5 anos, pois elas comprovam a apuração correta dos tributos e o cumprimento das obrigações acessórias.

Esfera municipal

Declaração Eletrônica de Serviços – DES

Essa declaração é obrigatória para as empresas de prestação de serviços, pois elas irão informar ao município o faturamento da sua empresa e os serviços contratados que ocorreram no mês anterior.

Portanto, a declaração veio para substituir o Livro Registro dos Serviços Prestados e o Livro Registro de Serviços Tomados.

É importante verificar no seu município se eles utilizam essa declaração ou um outro processo. Também é imprescindível conhecer as legislações locais.

Esfera nacional

Declaração Única

A Declaração Única é o envio das informações socioeconômicas e fiscais de sua empresa para à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), referente aos fatos geradores dos impostos e contribuições previstos neste regime de tributação.

Ela é bem parecida com a antiga DIPJ (Declaração de Rendimentos da Pessoa Jurídica).

Essa declaração deve ser enviada anualmente, até o último dia do mês de março, com os dados do ano anterior, por meio da internet.

O Microempreendedor Individual (MEI) é isento da entrega dessa declaração.

Mas você deve estar perguntando o que deve ser informado, não é mesmo?

Abaixo iremos listar os dados a serem informados:

  • Saldo inicial e final de caixa / bancos;
  • Faturamento;
  • Lucro Líquido;
  • Número de colaboradores;
  • Os sócios e suas participações societárias;
  • Pró-labore;
  • IRRF dos sócios;
  • Distribuição de lucros.

Documento Único de Arrecadação – DAS

Conforme Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, o Simples Nacional tem o tratamento simplificado de apuração dos impostos, por meio do Documento Único de Arrecadação – DAS e também alíquotas e tributos diferenciados.

Tributos não Abrangidos pelo Regime

Se sua empresa enquadra nesse regime, deve saber que existem tributos que não são abrangidos. Ou seja, são isentos de pagamento.

Só que essa isenção somente ocorre para a obrigação principal (pagamento do imposto), sendo necessário entregar as declarações acessórias relativa a eles.

Diante disso, é importante conhecer a legislação do seu estado, observando qual a declaração que deve ser enviada, como enviar e o prazo.

Escrituração Contábil Digital – ECD

Com a chegada do SPED, os livros contábeis são entregues de forma digital, através da Escrituração Contábil Digital – ECD, dispensando a impressão.

Esses livros são:

  • Livro Diário (e, se houver, seus auxiliares);
  • Livro Razão (e também, se houver, seus auxiliares);
  • Balancete, Diário e Balanço, acompanhados das correspondentes Fichas de Lançamentos.

Obrigações acessórias do Lucro Presumido e Lucro Real

As obrigações acessórias do Lucro Presumido e Lucro Real são basicamente as mesmas.

Se sua empresa pertence a um desses regimes, continue a leitura que iremos explicar cada uma delas.

Emissão de Notas Fiscais

A emissão de notas fiscais é obrigatória para toda empresa quando realizam a venda de seus produtos ou serviços, independente do regime tributário e o ramo.

Só que elas são desmembradas conforme seu ramo de atuação, sendo que as empresas prestadoras de serviços devem emitir a Nota Fiscal de Serviços, de acordo com a legislação municipal.

Já as demais empresas, devem emitir a Nota Fiscal, de acordo com a legislação de seu estado.

Esfera municipal

Declaração Eletrônica de Serviços – DES

Como falado acima, essa declaração deve ser transmitida mensalmente ao seu município, caso sua empresa seja de prestação de serviços e/ou contrata serviços de outras empresas.

Esfera Estadual

Guia de Informação e Apuração do ICMS – GIA

Dependendo do ramo de sua empresa e o estado que está localizado, você deve entregar a Guia de Informação e Apuração do ICMS – GIA, contendo as informações fiscais relativos a esse imposto.

E caso sua empresa seja responsável por fazer a retenção do ICMS-ST a favor de outro estado, você deve entregar a Guia Nacional de Informação e Apuração do ICMS Substituição – GIA-ST.

SINTEGRA

Nesse sistema, a empresa deve informar as compras, vendas e prestações de serviços ocorridas interestaduais.

Se sua empresa recolhe ou retém o ICMS, utiliza o Emissor de Cupom Fiscal e/ou PED – Processamento de Dados Eletrônicos para emitir as notas fiscais, ela deve transmitir essa declaração mensalmente.

Em alguns estados, essa declaração foi substituída pela Escrituração Contábil Digital – ECD.

EFD – ICMS e IPI (SPED)

Essa contribuição visa informar à Receita Estadual todas as informações fiscais referentes aos tributos estaduais, como ICMS e IPI.

Ela deve ser entregue somente pelas empresas que têm a obrigatoriedade de recolher esses impostos.

Sua entrega deve ser realizada mensalmente, através de um arquivo digital assinado digitalmente e transmitido ao ambiente do Sped.

Esfera Nacional

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF

Essa declaração é obrigatória para todas as empresas, onde elas irão informar todo lançamento do crédito tributário e a forma de quitação (pagamento, compensação, suspensão ou parcelamento).

A sua transmissão deve ocorrer até 15º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores. E caso necessite realizar a retificação, deve ser feita em até 5 anos.

EFD Contribuições

A EFD Contribuições visa informar à Receita Federal a escrituração do PIS e do COFINS, nos regimes não-cumulativo e/ou cumulativo.

Portanto, ela deve ser entregue por todas as empresas privadas que utilizarem esses regimes.

A sua entrega deve ser realizada no ambiente do Sped até o 10º dia útil do segundo mês subsequente à ocorrência dos fatos geradores dos tributos.

eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

A fim de unificar todas as informações dos colaboradores das empresas, seja com vínculo empregatício ou não (autônomos), o Governo Federal esse sistema. Dispensando a entrega de todas as outras declarações trabalhistas.

Nele, as empresas devem informar as admissões, desligamentos, mudanças de cargos, atestados, folha de pagamento, as contribuições previdenciárias, enfim, toda a movimentação trabalhista.

Escrituração Contábil Digital – ECD

Como falado acima, a Escrituração Contábil Digital nada mais é do que os livros contábeis. E ela veio para substituir os livros impressos para a transmissão via digital.

Ela deve ser transmitida até último dia útil do mês de maio, com os dados da escrituração do ano anterior.

ECF – Escrituração Contábil Fiscal

A ECF veio também com o Sped, substituindo a entrega da DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica).

Como na DIPJ, ela deve ser entregue anualmente até o último dia útil de julho, com os dados do ano anterior, pelo sistema do Sped.

Como o próprio nome diz, essa declaração visa cruzar as informações contábeis e fiscais da sua empresa, principalmente a apuração do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido).

EFD – Reinf – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais

EFD – Reinf – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais

Essa obrigação também é um módulo do Sped.

As empresas e pessoas físicas que possuam funcionários declaram ao governo as informações relacionadas aos tributos trabalhistas.

Exemplo disso é o Imposto de Renda Pessoa Física e Contribuição Social do contribuinte.

Assim como no e-Social, a Reinf deve ser transmitida à Receita Federal por meio de arquivos digitais com prazo de envio até o dia 15 de cada mês, com os dados referente ao mês anterior.

As obrigações acessórias listadas acima são genéricas, por isso deve consultar quais as obrigações acessórias são específicas para o seu ramo de atividade.

Conclusão

Como você pode perceber neste guia, existem muitas obrigações acessórias que sua empresa deve transmitir ao governo, mesmo após o projeto do Sped.

Então converse com seu contador para realizarem o planejamento tributário, assim você confere se sua empresa está enquadrada no regime tributário correto, se está respeitando as novas regras e prazos, além de conseguir reduzir os custos com impostos e multas.

Vale ressaltar que todas as informações tratadas acima podem sofrer alterações.

Portanto, fique sempre atento a essas mudanças que podem ocorrer através do fórum do Sped Brasil.

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