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Compliance fiscal: afinal, por que as empresas precisam tanto?

Por Gisleise Nogueira / 1 de fevereiro de 2019

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Em primeiro lugar vamos conhecer o conceito do termo compliance fiscal que tem sido amplamente empregado nos ambientes corporativos.

O termo identifica um conjunto de disciplinas que tem por objetivo o cumprimento das normas e regulamentos aplicáveis à atividade empresarial ou, ainda, acerca das políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio, bem como ações que visem identificar, tratar e evitar possíveis desvios e inconformidades com as normas.

Com toda a certeza a origem do termo nos remete ao verbo em inglês “to comply” que significa cumprir ou agir em conformidade com uma norma, regra ou instrução interna. O conceito de compliance estendeu-se por diversos setores das organizações, sendo que no setor contábil e fiscal recebeu a denominação mais específica de compliance fiscal ou conformidade fiscal.

Como resultado, temos um instrumento que agrega maior controle e conformidade para as operações contábeis e fiscais, diminuindo sensivelmente os riscos tributários do negócio.

Abaixo listamos alguns dos benefícios da implantação de sistemas de compliance fiscal:

  • Redução de riscos tributários;
  • Incremento do rating fiscal ou notas para risco fiscal;
  • Redução da aplicação de penalidades por não conformidade;
  • Garantia de aplicação de carga tributária sem mecanismos de sonegação, o que eleva o nível de ética concorrencial da empresa;
  • Maior facilidade para obtenção de benefícios fiscais.

Continue lendo nosso blog post para conhecer mais detalhes e informações sobre compliance fiscal, bem como dicas práticas para a implantação de uma política de compliance fiscal na sua empresa.

Acima de tudo, temos que considerar que o universo fiscal é excessivamente complexo, visto que possuímos uma vasta e volumosa legislação sobre o assunto, em constante incremento pela publicação de normas tributárias na esfera Federal, dos 26 estados e do distrito federal, além das legislações para os 5.570 municípios brasileiros.

Um levantamento de 2017, do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), mostrou que especificamente sobre matéria tributária, após a promulgação da Constituição de 1988 foram editadas mais de 363 mil normas, sendo 31.221 delas normas tributárias federais, 110.610 são estaduais e 221.948 normas municipais. Esse total representa uma média de 1,88 regras tributárias por hora em um dia útil.

Certamente esse cenário caótico é assustador para qualquer empreendedor ou profissional da área tributária. Seja como for, o fisco tem intensificado e inovado na forma pela qual realiza as operações de fiscalizações, cada vez mais utilizando-se da tecnologia da informação e da análise e cruzamento de dados.

Segundo dados divulgados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, em seu Plano Anual da Fiscalização para o ano-calendário de 2018 e resultados de 2017, a fiscalização bateu o recorde de autuações em 2017. O último resultado publicado atingiu o montante de R$ 204,99 bilhões em créditos tributários, valor 68,5% superior ao lançado em 2016 que foi de R$ 121,66 bilhões.

Finalmente agora existe a possibilidade do empresário ou contabilista utilizar a tecnologia de cloud computing como ferramenta para realizar atividades que gerem eficácia e agilidade nas operações tributárias colaborando para a elevação da segurança da informação e do compliance tributário.

Mas você sabe exatamente o que é cloud computing e como ela pode lhe auxiliar na busca do compliance fiscal?

Nos parágrafos abaixo, vamos discorrer um pouco mais sobre a tecnologia bem como destacar alguns cenários fiscais em que a mesma pode ser aplicada.

O termo cloud computing ou computação em nuvem refere-se a um conceito de computação que utiliza da memória, da capacidade de armazenamento e cálculo de computadores e servidores hospedados em datacenter e interligados através da rede mundial de computadores (internet).

Segue o princípio da computação em grade, um modelo computacional capaz de alcançar uma alta taxa de processamento através da divisão das tarefas entre diversas máquinas ligadas em rede local ou através de rede de longa distância, formando uma máquina virtual.

Mas como a computação em nuvem pode auxiliar as empresas a alcançarem maiores níveis de compliance fiscal?

São inúmeras as possibilidades de melhoria do compliance fiscal através do uso de sistemas que utilizam a tecnologia da computação em nuvem.

Quanto mais tarefas ou atividades robotizadas ou automatizadas pelos sistemas em nuvem, maior será o índice de conformidade fiscal, já que tarefas manuais são essencialmente mais sujeitas a inconformidades.

Podemos citar como exemplo da utilização da computação em nuvem uma tarefa muito comum e de extrema importância dentro das empresas que é o armazenamento e a guarda de documentos e arquivos eletrônicos.

Se uma empresa por exemplo emite Nota Fiscal Eletrônica, ela é obrigada a armazenar o arquivo eletrônico da NF-e (XML) por um período de 5 anos.

O armazenamento manual, além de sujeito a inconformidades ou falhas, pode ser totalmente perdido ou inutilizado se acontecer algum problema no computador ou dispositivo no qual os documentos estão armazenados, proporcionando danos irreparáveis à empresa.

Por outro lado, a mesma atividade de armazenamento efetuada automaticamente por sistemas em nuvem eliminam o trabalho manual de armazenamento, reduzindo o risco de ocorrência de falhas no armazenamento dos arquivos XML, bem como eliminando os problemas de perda dos dados, já que as soluções em nuvem contam com backups automáticos e replicação de dados entre os datacenters de forma que nenhuma informação é perdida.

A tecnologia também pode ser utilizada para o recebimento automático de NF-e, efetuando a manifestação do destinatário que é um conjunto de eventos que permite que o destinatário de uma NF-e possa manifestar-se sobre a realização ou não de uma operação comercial descrita em uma NF-e além de efetuar o armazenamento dos XML de entradas.

Várias são as funcionalidades e produtos que associados ao Cloud Computing têm transformado o universo fiscal, tributário e jurídico das empresas, dentre elas, destacam-se a inteligência artificial, learning machine, aplicadas por supercomputadores das grandes corporações, tais como, Google Deep Mind,, Microsoft Oxford, Minwa, IBM Watson.

Este último já possui sob o seus códigos a primeira solução de pesquisa e classificação das NCMs, utilizando a tecnologia cognitiva da IBM que pode entender todas as formas de dados, interagir naturalmente, aprender e argumentar como as pessoas.

O fisco também tem incentivado a melhoria do ambiente de negócios e dos níveis de conformidade fiscal das empresas. O exemplo que temos é estado de São Paulo que, através da Lei Complementar 1320/2018, instituiu o programa de estímulo à conformidade tributária possibilitando que as empresas contribuintes de ICMS – (apenas para o Estado de São Paulo) obtenham benefícios e melhor reputação frente aos concorrentes no mercado e redução do risco de penalidade e multa.

A nova Lei prevê as informações escrituradas em obrigações acessórias como o Sped Fiscal, Sped Contábil e o Sped Contribuições devem manter consonância com os documentos fiscais eletrônicos (DF-e), recebidos e emitidos pela empresa.

Em termos práticos, a escrituração de uma nota fiscal eletrônica (NF-e) de produto (modelo-55) escriturada incorretamente poderá decorrer em infração legal e multa, da mesma forma que a sua escrituração, quando feita corretamente, poderá ser recompensada pelo fisco estadual com uma elevação de sua classificação de risco fiscal (rating fiscal).

Isto posto, fica claro entendermos os benefícios do uso da computação em nuvem nos processos de conformidade tributária, já que com o uso da tecnologia as empresas podem reduzir a ocorrência dos riscos tributários bem como da aplicação de de penalidades por não conformidade (exemplo: perda de XML exigido pelo fisco), incremento do nível de classificação do risco fiscal (rating fiscal) e até a obtenção de benefícios fiscais com maior facilidade face ao bom nível de conformidade com o fisco.

Em contrapartida, o “no compliance” coloca a empresa em rota de colisão com o fisco e aumenta consideravelmente a possibilidade de autuações e imposições de multas e penalidades pela falta de conformidade com as normas tributárias, sendo que esse desembolso financeiro não previsto pode afetar o fluxo de caixa da caixa da empresa e inviabilizar o seu crescimento ou a obtenção de lucro.

Em conclusão, vimos que o compliance fiscal é um conjunto de técnicas, ferramentas e processos que visam manter a empresa e suas operações dentro da legalidade fiscal, elevando o patamar de ética concorrencial das empresas e permitindo a obtenção de empréstimos bancários a juros menores bem como possibilidade de obtenção de benefícios fiscais de forma mais célere junto ao fisco, graças a transparência e visibilidade obtidas pelo compliance fiscal.

Assim, é de suma importância que as empresas busquem e procurem manter suas atividades e operações dentro da legalidade para que não sejam surpreendidas por autuações fiscais que poderiam comprometer as atividades da empresa, bem como sua reputação no mercado, já que hoje, consumidores, clientes, investidores, fornecedores e parceiros dão grande importância para as questões relacionadas com o compliance fiscal.

Para implantar um processo de compliance fiscal, primeiramente você deve identificar todas os processos fiscais executados por cada empresa e de que forma eles são executados pelos colaboradores.

É preciso rever também os controles para cada atividade e preferencialmente substituir processos manuais por processos automatizados oferecidos por soluções em nuvem que contribuem para a elevação do nível de compliance, bem como permitem ganho de tempo na realização das tarefas do dia a dia e principalmente redução de custos de implantação e manutenção de softwares.

O compliance fiscal é uma revolução na relação Fisco x Contribuinte, permitindo que as empresas não sejam mais vista como potenciais sonegadores ou infratoras da legislação fiscal e sim como condutoras essenciais na busca de uma política fiscal e social mais justa.

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