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Compliance: Faça o fechamento contábil e fiscal de forma segura

Por spedbrasil / 10 de setembro de 2018

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Compliance

Primeiramente, você sabe qual a importância do Compliance Fiscal para as empresas?

A saber, a instauração dos processos de compliance tem como objetivo a prevenção e adoção das melhores práticas para o fechamento contábil, contribuindo para a melhoria dos processos internos relacionados à obrigações tributárias.

Dessa maneira, você contador deve considerar esse conceito para inovar em seu trabalho

Por outro lado, segundo levantamento da Receita Federal, em 2017 foram aplicados R$ 204,99 bilhões em multas. Desse modo, o número cresceu 68,5% em relação aos anos anteriores.

Com efeito, essas estatísticas comprovam a necessidade do compliance para garantir que o seu trabalho está de acordo com todas as legislações vigentes.

No entanto, para que entendamos claramente como alcançar o compliance fiscal, precisamos voltar ao beabá. Primeiramente, é necessário entender o que significa seu conceito.

Quais são os benefícios do Compliance para o fechamento contábil e fiscal?

A origem do termo organizacional deriva do inglês “to comply”. significa (em tradução livre) “agir de acordo com uma regra”. Essa regra pode ser políticas internas de uma empresa, leis, normas, etc.

Ou seja, compliance significa estar de acordo com os regulamentos internos e externos de uma empresa, assim como as leis.

Por isso, é tão importante atingir o compliance fiscal, termo que engloba as legislações relacionadas ao fechamento contábil e fiscal.

Dentre os principais benefícios do compliance, podemos citar:

  • Melhor entendimento das legislações relacionadas aos processos tributários;
  • Mais transparência nas informações;
  • Prevenção de multas aplicadas pelas não-conformidades;
  • Prevenção de erros comuns no processo de fechamento mensal;
  • Mitigação de riscos; e,
  • Adoção das melhores práticas e processos internos para o cumprimento das informações fiscais.

Agora que você entendeu a importância do compliance para o seu trabalho, chegou a hora de saber mais sobre o fechamento mensal.
Afinal, como ele funciona, quais são as principais informações que você deve ter em mente e como é possível alcançar o compliance fiscal, principalmente com a integração dos processos ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)?

O que é o fechamento mensal?

Em síntese, o fechamento mensal é um processo realizado pelas empresas no começo de cada mês. De acordo com essas atividades, são gerados relatórios que permitem o gestor analisar o mês anterior e crie projeções seguras para os próximos meses.

Finalmente, são essas projeções que permitem a criação de estratégias para o crescimento contínuo de uma empresa. Além disso, permite o aprimoramento dos processos fiscais e tributários da organização.

Como resultado, tais informações são registradas no Balanço Patrimonial no Demonstrativo de Resultados do Exercício. Ao passo que os documentos necessários para fazer o fechamento mensal podem ser divididos em categorias, sendo elas: trabalhistas, fiscais, contábil e de controle de estoque.

Documentos Trabalhistas

A primeira categoria é caracterizada pelos documentos que têm relação com os processos trabalhistas, como os serviços contratados de profissionais autônomos, as contribuições de para o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e os recibos diversos de pagamentos (salário, férias, vale-transporte, vale-refeição, etc).

Documentos Fiscais

A saber, a categoria fiscal é uma das mais importantes para o fechamento mensal e, geralmente, é a que resulta na aplicação de multas pelo governo federal caso não seja realizada com precisão. Os documentos que devem ser reunidos incluem:

  • Arquivos eletrônicos, sendo eles as notas fiscais em XML, redução Z e arquivos do SPED Fiscal;
  • Notas fiscais, de entrada e saída de produtos, transporte, telefonia, prestação de serviços, etc;
  • Comprovantes de pagamentos de impostos, como o Documento de Arrecadação de Receitas Federais;
  • Documentação de Arrecadação do Simples Nacional e Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais.

Documentos Contábil

A categoria contábil é responsável pelo controle de caixa das empresas. Essa categoria de documentos engloba:

  • Recibos e contratos – como honorários, locações e outros contratos;
  • Comprovantes das receitas e despesas e arquivos eletrônicos – como o controle de caixa e arquivos OFX.

Documentos Controle de Estoque

Todas as empresas têm uma obrigação legal de atualizar o controle de estoque – o Livro Inventário. Essas informações influenciam nos demonstrativos financeiros essenciais para a formação do custo do produto que será vendido.

Nesse processo, o Compliance chega como uma forma de garantir a assertividade de todas as informações citadas acima. Além disso, previne a aplicação de multas, mitigando riscos relacionados aos processos de fechamento mensal e ajudando a aprimorar o crescimento contínuo de uma empresa.

Os erros mais comuns relacionados ao fechamento mensal

Sem a definição de processos de Compliance, seus resultados ficam sujeitos aos erros bastante comuns realizados por contadores. Grandes exemplos de problemas nas informações são:

  • A inexistência de um processo que controle a baixa dos arquivos XML de notas fiscais;
  • Perder o prazo estipulado por lei para armazenamento de notas fiscais e;
  • Falta de Manifestação do Destinatário.

Todos esses erros podem culminar na aplicação de multas pelo fisco Estadual e/ou Federal, e outras penalizações que podem, inclusive, interromper as atividades de uma empresa ou dos seus clientes.

Se você quer evitar isso, continue lendo o artigo!

Como é possível alcançar o Compliance Fiscal?

A chegada do Sped Fiscal e Contábil trouxe consigo a necessidade de que as empresas adaptassem os seus processos financeiros para a nova realidade do sistema.

Por isso, a implantação de normas e políticas de Compliance funciona como uma segurança de que a empresa e todos os seus processos relacionados estão de acordo com as legislações vigentes.

Para alcançar o Compliance Fiscal você pode analisar alguns passos simples para a realidade de uma organização. Confira:

Capacitação da equipe

A primeira coisa que você pode fazer é capacitar uma equipe para o planejamento financeiro da empresa. Todos os profissionais envolvidos devem ser capazes de acompanhar o mercado e as alterações constantes na legislação.

Automatização de processos

Contar com a ajuda da tecnologia também é um processo de Compliance que garante a assertividade das informações reunidas para o fechamento mensal e, ao mesmo tempo, otimiza o tempo de qualquer equipe que deixa de realizar atividades manuais e pode concentrar seu foco na análise de dados.

Criar uma rotina de acompanhamento

Os processos fiscais e contábeis de uma empresa devem construir uma rotina que considere todos os prazos estipulados por lei e divida o processo em pequenas tarefas delegadas para os funcionários responsáveis por cada etapa.

Adaptar essas dicas para os seus processos é uma atividade que coloca você muito mais próximo do Compliance Fiscal e traz benefícios, como, por exemplo, a construção de uma reputação positiva e de credibilidade de uma marca, a garantia de que todos estão em dia com o Fisco e a padronização de todos os processos financeiros, tributários e contábeis.

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