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ERP e Automação de Processos: transformando a gestão das empresas

Por Jorge Campos / 27 de junho de 2019

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ERP

Sem dúvida nenhuma você já deve ter ouvido falar em sistemas ERP. Os sistemas de ERP são fundamentais para que empresas alcancem seus resultados, já que proporcionam uma visão integrada de toda a empresa.

Por outro lado, o uso de sistemas de ERP tem aumentado consideravelmente pelas empresas dos mais diversos portes e segmentos de negócio, face aos benefícios que os mesmos proporcionam tanto para o gestor quanto para o contador.

Só para exemplificar, o uso conjunto de sistemas de ERP e ferramentas de RPA permite a modernização do trabalho dos contadores, garantindo de fato um incremento no compliance contábil e fiscal.

Nesse post blog, você entenderá de uma vez por todas o porquê do ERP ser considerado um forte aliado nos negócios, ainda mais se for integrado com sistemas que automatizam processos contábeis e fiscais.

Certamente, o uso conjunto de tais ferramentas transformará definitivamente sua área fiscal e contábil!

Quer conhecer um pouco mais? Continue lendo os parágrafos seguintes que vamos desvendar isso tudo.

O que é um ERP?

De fato ERP – Enterprise Resource Planning – ou em bom português Planejamento de Recursos Empresariais é um sistema de informação que integra todos os dados e processos de negócios de uma empresa.

Desta forma setores como produção, compras, vendas, finanças, contabilidade, marketing, recursos humanos entre outros podem compartilhar dados e processos, facilitando a integração dos mesmos e a gestão do negócio como um todo.

Saiba que o ERP por força da padronização de processos e integração de dados entre departamentos de uma empresa, pode ser considerado como pioneiro na automação de tarefas de usuários já que muitos de seus processos eliminaram retrabalhos decorrentes de integração de dados entre sistemas diferentes em uma mesma empresa, cada qual com sua finalidade.

O que de Fato faz um ERP

ERP e a Integração entre Departamentos

Você pode pensar no ERP como uma espinha para a sustentação do negócio. Ele possui uma arquitetura de transações que conecta todos os processos de negócios e departamentos de uma empresa.

Assim, os sistemas de ERP são construídos para facilitar a integração do fluxo de informações entre todas as áreas da empresa. Normalmente possui um único banco de dados para todos os módulos do sistema, com informações que interagem e se realimentam.

Assim, uma determinada informação pode percorrer todo o fluxo de negócio e pode ter seu status acompanhado em cada etapa do processo.

A integração da informação por si só elimina operações redundantes assim como redigitação de dados, assegurando maior integridade das informações obtidas e registradas no sistema.

Além disso, os sistemas de ERP possuem módulos individualizados que atendem os principais fluxos de negócios de cada departamento da empresa.

Porque o ERP deve ser utilizado pelas empresas?

ERP e integração de informações

Administrar um negócio nunca foi uma tarefa fácil, quem dirá então contabilizar todas as operações de uma empresa, mas fique sabendo que os sistemas de ERP podem facilitar a contabilidade bem como o processo de tomada de decisão.

E como isso ocorre?

Certamente o ponto fundamental do processo é a centralização e a integração das informações e processos de negócios possibilitada pelo ERP.

A adoção do ERP padroniza os processos de trabalho, criando fluxos de negócios mais eficazes e sujeitos a menor ocorrência de erros.

Outra vantagem é a eliminação do retrabalho, já que toda a informação digitada fica disponível em tempo real no sistema, inclusive para consulta e uso por outros departamentos, quer seja para emitir um relatório gerencial ou para utilizar o dados em outro subprocesso.

Não tenha dúvidas que o uso do ERP irá aumentar a produtividade e a agilidade nas operações diárias da empresa.

Quando a implantação do ERP é bem planejada e executada você consegue sentir uma melhora na eficiência dos processos, assim fica muito mais fácil extrair relatórios financeiros e contábeis, cumprir prazos de entrega, reduzir estoques e custos, aumentar a receita e os lucros e gerenciar indicadores.

Quando o ERP deve ser utilizado por um empresa?

Antes de mais nada é preciso que você saiba que não existe um momento exato que define quando uma empresa deve utilizar um ERP. Muitas empresas iniciam suas atividades já utilizando sistemas de ERP.

Outras por sua vez, resolvem implantar um sistema de ERP no decorrer de suas atividades operacionais.

De fato, o quanto antes sua empresa optar pelo uso do ERP, mas cedo os benefícios de seu uso serão percebidos nas operações e na gestão do negócio.

Assim o ERP permite que os benefícios de sua utilização sejam percebidos por diversas esferas e níveis de organização.

Para o gestor pode significar um gestão mais eficiente, enquanto que para o contador significa acesso imediato à qualquer informação que necessite para execução do seu trabalho.

Você contador já deve ter percebido o benefício da utilização de um sistema de ERP pela empresa. Já imaginou ter acesso a toda e qualquer informação de processos de negócio da sua empresa? Compras, produção, vendas, estoque, finanças, fornecedores, contas à pagar, clientes, contas à receber, tudo facilmente acessado e devidamente atualizado.

Certamente, com toda essa quantidade de informação disponível o fechamento de um balancete ou balanço acaba sendo facilitado.

Quem deve utilizar um ERP?

Acima de tudo, devem utilizar o sistema de ERP, qualquer colaborador de qualquer departamento da empresa relacionado com a operação ou gestão do negócio.

Desta forma, cada colaborador possui um usuário no sistema para realização e registro de tarefas e atividades cotidianas.

Entretanto a tarefa realizada por um determinado colaborador pode ser parte do processo de negócio controlado pelo ERP, neste caso, assim que um usuário finaliza a execução de sua tarefa o sistema notifica o próximo usuário para prosseguimento do processo de negócio.

Portanto, quanto mais usuários utilizarem o sistema de ERP, mais benéfico será para seu negócio, pois certamente seu ERP está bem capilarizado, ou em outras palavras, ele atinge todos os processos de negócios de sua empresa.

Quais os custos que um ERP ajuda a reduzir para uma empresa?

Todo empresário sonha em tornar seu negócio mais eficiente e ainda reduzir custos de operação, já que isso sempre colabora com o aumento do lucro.

Porém essa não é uma tarefa fácil para os gestores, mas com o ERP essa tarefa fica facilitada, pois o ERP é uma ferramenta que unifica a gestão, controla as finanças, calcula impostos, auxilia as vendas, acompanha estoque, entre outras funcionalidades.

Certamente as ações acima diminuem a chance de retrabalho e ainda aumentam a eficiência dos colaboradores, eliminam gargalos administrativos e de produção e permitem uma visão mais estratégica do negócio.

O resultado dessa soma de fatores só pode ser a redução de custos.

ERP e a automação de processos

Mesmo que os sistemas de ERP integrem todos os departamentos e processos de negócios, muitos deles possuem atividades manuais e repetitivas. Principalmente em tarefas do departamento contábil e fiscal.

Mas é preciso que você saiba que a tecnologia está sendo utilizada para eliminar esse trabalho burocrático permitindo que seus colaboradores possam focar seus esforços na análise das informações.

O uso da inteligência artificial e de ferramentas de RPA – Robotic Process Automation tem modernizado a forma de trabalhar dos contadores e gestores contábeis.

Com o uso de ambas as ferramentas o trabalho pode ser potencializado colaborando com a redução de custos, além de aumentar a eficiência e a segurança da informação.

Hubcount: Auxiliando seu escritório à Prosperar

Se você é contador, fique sabendo que você pode modernizar o seu escritório contábil com o uso de sistemas ou plataformas contábeis que ajudam seu negócio contábil prosperar, economizando tempo, dinheiro e poupando seu esforço.

Uma boa dica é o sistema HUBCOUNT uma startup que investe muito em tecnologia e inteligência artificial para transformar seu negócio contábil.

Pelo HUBCOUNT o contador pode automatizar muitas tarefas e atividades diárias que são repetitivas e cansativas, permitindo que seus colaboradores dediquem-se a atividades mais nobres.

Entre algumas funcionalidades do sistema que transformam sua rotina contábil estão:

Cálculo de impostos retidos

Calcule os impostos retidos em notas de serviços tomados de forma AUTOMÁTICA! Conheça o Cálculo de Impostos Retidos e dê um fim nas consultas manuais de uma vez por todas!

DCTF automatizada

Chega de perder horas a fio realizando consultas manuais. Com a DCTF Automatizada, você terá TODAS as informações do seu cliente coletadas de uma só vez!

Mensagens da receita

Verifique automaticamente todas as mensagens da Receita Federal de todos os seus clientes.

Central CND

Mais produtividade e eficiência para o seu negócio: emita e gerencie as Certidões Negativas de Débitos Federais dos seus clientes de forma automática em LOTES!

Conclusão

A Gestão de uma empresa é uma atividade que fica mais simples com a implantação de um ERP, visto que o mesmo é responsável por uma gestão mais eficiente e integrada.

É preciso também, um pouco de atenção para os processos contábeis e fiscais que são numerosos e muitas vezes repetitivos, assim o contador deve procurar utilizar-se da tecnologia para auxiliá-los nessa tarefa.

Um bom exemplo do uso dessa tecnologia nos processos contábeis e fiscais é a plataforma do HUBCOUNT.

Através dessa plataforma o contador tem acesso a muitas funcionalidades que vão modernizar o seu trabalho e de seus colaboradores gerando o trabalho com mais eficiência, rapidez e segurança! Conheça!

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