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Escritório contábil: um guia enxuto de 7 passos para iniciantes

Por Jorge Campos / 29 de março de 2019

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Montar um escritório contábil é o sonho de muitos profissionais que estejam concluindo uma faculdade ou que estejam no mercado há algum tempo.

No entanto, existem algumas questões essenciais que passam despercebidas pelos profissionais iniciantes neste tópico.

Continue lendo este post e estude um guia de 7 dicas que elaboramos especialmente para abordar os pontos essenciais na construção um escritório contábil de sucesso.

1. Elabore o plano de negócios

Certamente, para que seu escritório contábil seja economicamente viável, é fundamental elaborar e seguir um plano de negócios.

O plano de negócios é um documento escrito que especifica um negócio já iniciado ou em início de atividades.

Possuir um plano de negócios é essencial para o sucesso do escritório contábil.

Decerto, o documento deve apresentar a viabilidade do seu negócio assim como os objetivos e estratégias de negócios.

O plano de negócios é composto por subplanos que se relacionam e permitem um entendimento global do negócio.

Assim, os subplanos devem ser organizados de forma a manter uma sequência lógica que permita o entendimento do funcionamento do escritório contábil.

O plano completo é composto por uma coleção de subplanos que incluem o “plano financeiro”, “plano de marketing”, “plano de execução”, etc.

Assim, o plano de negócios é um documento dinâmico elaborado pelo empreendedor para servir de bússola na condução do negócio.

2. Faça o planejamento estratégico do escritório contábil

O planejamento estratégico é um dos subplanos mais importantes dentro do plano de negócios.

Nele são definidos a situação atual do empreendimento, suas metas, bem como os objetivos de negócios.

A missão, a visão e os valores são conceitos estratégicos de gestão de empresas e fazem parte do planejamento de um negócio.

Por isso, é importante que você, agora como empresário contábil, entenda e aplique esses valores ao seu negócio.

Engana-se quem pensa que tais conceitos são aplicáveis somente às grandes organizações.

A missão, visão e os valores são um conjunto de ideias que ajudam a definir as estratégias de uma empresa para que seus objetivos sejam alcançados.

Esse tripé é a base para que os empreendedores elaborem o seu planejamento estratégico.
Entenda cada um dos termos:

  • Missão: É a razão pela qual a empresa existe. Em outras palavras, define seu foco de atuação. Nesse caso, o conceito está mais ligado ao produto ou serviço;
  • Visão: É uma bússola que serve como um grande objetivo de longo prazo, ou seja, aonde a organização pretende chegar em determinado espaço de tempo;
  • Valores: É a forma como a empresa deve se portar no mercado e na sociedade. Isto é, a maneira como pretende ser reconhecida. Os valores determinam até mesmo a conduta dos colaboradores.

3. Realize a análise SWOT do escritório contábil

No planejamento estratégico é realizado a análise de SWOT que é de suma importância para a gestão do escritório contábil.

O termo “SWOT” é um acrônimo das palavras STRENGTHS (forças), WEAKNESSES (fraquezas), OPPORTUNITIES (oportunidades) e THREATS (ameaças).

Trata-se de uma ferramenta estrutural para administração do escritório de contabilidade.

Sua finalidade é avaliar os ambientes internos e externos do escritório contábil para identificação dos pontos fortes e fracos, assim como as oportunidades e ameaças ao seu negócio.

Desse modo, podem ser formuladas estratégias de negócios para seu escritório contábil de forma a otimizar seu desempenho no mercado.

Toda essa informação é compilada em uma matriz que facilita a visualização das forças, fraquezas, oportunidade e ameaças.

4. Crie um plano de operações para o escritório contábil

Um outro subplano importante é o plano de operações. Através dele você determina a estrutura de seu escritório para atendimento ao cliente.

Mesmo que no início do negócio você tenha uma estrutura enxuta e acabe exercendo diversos papéis e atividades no negócio, é possível que essa situação não permaneça por muito tempo.

Logo você precisará contratar colaboradores para lhe auxiliar nas tarefas do escritório contábil.

Desta forma, é importantíssimo que você já visualize a estrutura administrativa de seu escritório de contabilidade, definindo funções e responsabilidades.

A seguir, apresento a você exemplos de uma estrutura de um escritório de contabilidade. Confira.

Sala de recepção

Espaço destinado a recepção dos clientes e visitantes até que sejam encaminhados para o departamento de interesse.

Arquivo

Local destinado ao arquivamento dos processos, documentos, contratos, tanto os de propriedade do escritório de contabilidade quanto de clientes.

Departamento da escrita fiscal

Setor do escritório destinado à escrituração fiscal das empresas atendidas pelo escritório de contabilidade.

Esse setor materializa a ligação entre as empresas e o Fisco Municipal, Estadual e Federal, calculando os impostos devidos.

Departamento de recursos humanos

Departamento responsável pelas atividades relacionadas à parte de recursos humanos das empresas.

Realizam o registro inicial, demissão, folha de pagamento e encargos.

Também é responsável por toda a parte de pessoal das empresas.

São responsáveis pela obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias como: folha de pagamento, e-Social, EFD-Reinf, CAGED, SEFIP, RAIS, DIRF e outros.

Contabilidade

Departamento responsável pela escrituração contábil e a consolidação das informações de todos os departamentos descritos acima.

Também é responsável pela finalização dos relatórios contábeis como: Diário, Balancete, Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, etc.

Sala do contador

Esse espaço, além de ser a sala para o profissional responsável técnico, também poderá ser um espaço para reunião com clientes.

Banheiro

Essencial para uso dos funcionários, clientes e visitantes.

Copa

Local para uso dos funcionários em seus lanches, preparação de café e água para clientes e visitantes.

5. Tenha um plano de marketing para o escritório contábil

Anote essa frase: se quiser crescer, vai precisar do marketing.

Convém preocupar-se com o marketing do seu escritório contábil desde a sua fundação assim como durante toda a sua existência.

Você pode achar desnecessário investir em marketing, mas fique sabendo que o marketing pode atrair mais clientes para o seu escritório contábil.

Definição do público alvo

O sucesso de um plano de marketing está relacionado com a escolha do seu público alvo que deve estar alinhado com os seus objetivos.

Você precisa conhecer muito bem o seu público alvo. É preciso saber suas dores, como ele gosta de ser acessado, assim o investimento proporciona um excelente retorno.

Definindo a mídia adequada para sua ações de marketing

O perfil do seu cliente vai determinar o melhor tipo de mídia para sua ações de marketing. Porém fique sabendo que o meio ONLINE é efetivamente o com os melhores resultados.

É fundamental respeitar as regras específicas para o marketing e publicidade do escritório contábil, previstas pelo CÓDIGO DE ÉTICA profissional.

6. Aproveite a era do SPED na contabilidade

Já se passaram 12 anos desde a instituição do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, pelo Decreto nº 6.022/2007.

O SPED constitui-se como sendo um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.

Em breves palavras, ele modernizou a velha sistemática do cumprimento das obrigações acessórias.

Quer seja pelo projeto da NFe – Nota Fiscal Eletrônica que transformou o modelo da nota fiscal em papel por uma versão digital.

Ou ainda pelos projetos do SPED ICMS, SPED Contribuições, ECD e ECF que modificaram o modelo das obrigações tributárias.

Por esse novo modelo, as informações exigidas pelo FISCO para cumprimento da obrigação, são geradas e entregues na forma de um ARQUIVO DIGITAL.

O arquivo então é validado no PVA – PROGRAMA VALIDADOR E ASSINADOR que ainda permite que o contribuinte assine digitalmente o arquivo por meio do certificado digital e realize a entrega.

Os escritórios contábeis foram responsáveis pelo sucesso do projeto já que são os que efetivamente realizam as entregas em nome do cliente.

Cabe sempre lembrar que a RESPONSABILIDADE LEGAL pela ENTREGA do SPED é do EMPRESÁRIO ou da PESSOA JURÍDICA.

DICA: Fique atento às novas obrigações e alterações em projetos do SPED, pois elas são recorrentes. Antecipe-se.

7. Aproveite a era da Tecnologia na contabilidade

Atualmente não é possível praticar um boa contabilidade sem investimento em tecnologia.

O escritório contábil precisa desde um bom sistema interno de gestão até ferramentas tecnológicas que automatizam processos fiscais e contábeis de seus clientes.

Nesse sentido existem soluções tecnológicas disponíveis para o escritório contábil, inclusive algumas com uso da inteligência artificial.

Bons sistemas são responsáveis diretamente pela integridade e unicidade das informações, garantindo assim o COMPLIANCE FISCAL das empresas.

Comunicação com o cliente

A comunicação entre o escritório contábil e os seus clientes é um fator essencial para o SUCESSO DO NEGÓCIO.

Atualmente existem diversas ferramentas de comunicação que permitem agilizar a comunicação entre o escritório e os seus clientes.

O cliente precisa saber cada canal de comunicação existente e em quais momentos eles poderão ser utilizados.

Assim você pode ter um e-mail específico para atendimento de solicitações de seu clientes.

O Whatsapp, aplicativo mundialmente conhecido de comunicação, pode ser utilizado para grupos de clientes para discussão de temas comuns.

Existem inúmeros aplicativos de comunicação e muitas possibilidades de uso que simplificam a comunicação com seus clientes.

Vale ressaltar que é de suma importância não deixar o cliente sem respostas ou sem prazo para suas solicitações, já que isso pode manchar a reputação de seu escritório.

Afinal, escritório contábil é um excelente negócio?

Em resumo, podemos concluir que a opção por montar um escritório contábil é certamente uma boa alternativa de negócio para os profissionais da contabilidade.

Todas as empresas necessita de apoio e consultoria contábil e fiscal e de recursos humanos para que foquem no CORE de seus negócios.

Assim, os escritórios contábeis são essenciais para suprir as necessidades latentes desse mercado.

Mas você não pode esquecer que seu escritório contábil também é uma empresa.

Nesse post você conheceu um pouco mais sobre o plano de negócios, bem como seus subplanos que são essenciais na gestão de seu escritório contábil.

A estruturação das operações, o marketing também deve ser objeto de atenção pelos iniciantes no empreendedorismo contábil.

O escritório contábil deve focar sua atenção no uso da tecnologia para ganhar capacidade operacional no atendimento de seus clientes.

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