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5 dicas importantíssimas para fazer a folha de pagamento

Por Gisleise Nogueira / 11 de janeiro de 2019

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Folha de pagamento

Sua empresa possui colaboradores e não sabe como calcular a folha de pagamento? Você fica perdido em meio à tantas informações novas lançadas pelo governo ou internet?

Se você se encontra nessa situação, fique tranquilo que iremos ajudar a solucionar esse desafio.

Primeiro de tudo: a folha de pagamento interfere em todas as áreas de sua empresa, sendo que a mais afetada é o orçamento.

Então é necessário dar a devida importância e tomar todos os cuidados para realizá-la corretamente, não deixando somente nas mãos do contador.

Continue a leitura, pois iremos explicar o que é a folha de pagamento, algumas dicas de como elaborar e os erros mais comuns!

folha de pagamento

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é o extrato de todas as informações trabalhistas a serem pagas e descontadas do colaborador naquele período.

Entendeu? Não? Vamos lá…

Saiba que na folha de pagamento vai constar o salário, comissões, gratificações, descontos de impostos, vale transporte e alimentação, faltas, adiantamento, dentre outras informações.

Através dessa folha de pagamento é que o setor fiscal consegue emitir os tributos trabalhistas a serem pagos e fazer as entregas das obrigações acessórias, como o eSocial.

Também por meio da folha o setor financeiro consegue realizar o pagamento correto aos colaboradores.

Após a realização do pagamento, os colaboradores recebem o recibo de pagamento, também conhecido como holerite ou contracheque. Você sabia disso?

Conforme Decreto 3.048/1999, todas as empresas são obrigadas a elaborar folha de pagamento mensalmente e efetuar o pagamento até o 5º dia útil do mês subsequente dos fatos geradores.

folha de pagamento

5 dicas para elaborar a folha de pagamento

Como você percebeu, a elaboração da folha de pagamento é muito complexa e cheia dos mínimos detalhes!

Assim, antes de começar a elaborar, você deve organizar todos os documentos e informações que acarretam o pagamento de todos os colaboradores da empresa.

Então continue a leitura que iremos mostrar algumas dicas que irão facilitar o seu trabalho.

Admissões, desligamentos, promoções e férias

Esse passo é um dos mais importantes ao elaborar a folha de pagamento, pois você deve conferir se foi admitido um novo colaborador e se ele foi cadastrado corretamente no sistema (salário, adicional noturno, insalubridade, periculosidade e demais informações de acordo com a Convenção Coletiva do Trabalho).

Outro fator a ser verificado é se houve desligamentos nesse período. Se tiver havido deve verificar se faltou algum pagamento a ser realizado ou se pode somente excluir da folha. Da mesma forma deve ser realizado no caso de colaboradores de férias.

Do mesmo modo que pode ocorrer aumentos salariais e promoções, você deve ajustar essas informações também antes de iniciar a elaboração da folha.

Controle de ponto

O fechamento do controle de ponto deve ser realizado no primeiro dia útil após o fechamento do mês, devendo ser conferido pelo colaborador ou gestor, a fim de sanar todos os erros antes da geração da folha.

Com o controle do ponto fechado, você consegue saber se precisará lançar hora extra, falta, atraso e adicional noturno.

A Portaria 1510, de 21 de agosto de 2009, do Ministério Público do Trabalho e Emprego (MTE), instituindo o uso do Ponto Eletrônico, facilitou um pouco a vida do contador.

Com o ponto eletrônico, o controle passou a ser digital ou biométrico, agilizando a conferência e integração de dados.

Benefícios e remunerações variáveis

É muito comum as empresas tratarem cada colaborador individualmente, então verifique se os benefícios e remunerações variáveis lançados estão em conformidade com a Convenção das Leis de Trabalho (CLT) e Convenção Coletiva do Trabalho da sua categoria.

Então vamos listar alguns pontos de destaque:

  • Hora Extra;
  • Periculosidade e Insalubridade;
  • Adicional noturno;
  • Comissão;
  • Participação nos lucros.

Desconto de vale transporte e alimentação

Conforme a Lei nº 7.418/85, com a alteração da Lei nº 7.619/87, todo colaborador tem o benefício do recebimento do vale transporte (deslocamento residência a empresa, vice e versa).

Caso esse benefício seja pago antecipadamente, gera um desconto de 6% do valor do salário básico do colaborador.

O mesmo ocorre no vale alimentação e/ou refeição, só que esse é regido pela Convenção Coletiva do Trabalho de acordo com a categoria da sua empresa.

Com isso, o contador deve verificar quais colaboradores recebem esses benefícios para lançar o desconto na folha.

Desconto de encargos

Agora deve ser calculado os tributos que irão descontar no pagamento do colaborador, que são:

  • INSS – Instituto Nacional da Previdência Social

A contribuição do INSS irá variar de acordo com os proventos do colaborador, conforme tabela de alíquotas, que é atualizada anualmente.

Esse desconto é realizado mensalmente na folha de pagamento e repassado pela empresa ao INSS até o dia 15 do mês subsequente ao fato gerador.

  • IRRF – Imposto de Renda Pessoa Física

Esse imposto também varia de acordo com o salário do colaborador e sua tabela também é divulgada anualmente.

Nessa tabela também informa até qual valor recebido de salário é isento do desconto deste imposto.

  • Contribuição sindical

Com a reforma trabalhista, essa contribuição ficou facultativa ao colaborador. Se ele optar pelo pagamento, a empresa realiza o desconto na folha e repassa ao sindicato.

Já se optar por não pagar, o colaborador deve procurar o sindicato e entregar uma carta a próprio punho dizendo que não tem interesse no pagamento dessa contribuição.

Como calcular a folha?

Agora chega de papo e vamos calcular a folha ou, como muitos dizem, “rodar” a folha de pagamento.

Essa tarefa torna-se muito mais fácil se o contador da sua empresa ou contabilidade terceirizada tiver um sistema ERP integrado.

Isso porque você precisará somente fazer as alterações de admissões, desligamentos, férias, promoções e remuneração variável.

O controle de ponto será integrado pelos dois sistemas, já os descontos devem ser parametrizados anualmente e/ou quando ocorrer mudanças.

Gerada a folha de pagamento através do sistema, as informações já poderão ser visualizadas pelos outros setores, como na escrituração, fiscal e financeiro.

Perigos de montar uma folha de pagamento errada

Como visto, a elaboração da folha de pagamento não é difícil, somente é preciso tomar alguns cuidados.

Portanto, iremos mostrar agora alguns perigos de montar uma folha de pagamento errada.

Profissionais capacitados

É muito comum que as empresas deleguem essa função a somente um profissional e não o capacitam para tal.

Além disso, é imprescindível que os profissionais que trabalham no Departamento Pessoal sejam formados em Ciências Contábeis e que estejam sempre acompanhando as mudanças fiscais e legais.

A empresa deve ter no mínimo dois profissionais capacitados, pois se um falta, sai de férias ou é desligado, tem a segurança de possuir outro profissional que poderá exercer a função sem nenhum problema.

Já a legislação trabalhista está em constante mudança, então é importante que esses profissionais estejam cientes e realizem a adequação da empresa, a fim de não ocorrer futuros problemas ou multas. Um bom exemplo dessas mudanças é a implementação do eSocial.

Errar nos cálculos

Esses erros são mais comuns em empresas que optaram por não contratar um sistema ERP, e fazem os cálculos de forma manual ou através de planilhas.

O erro de um número pode mudar a folha de pagamento inteira, então tome muito cuidado!

Já se a empresa possui o sistema, é importante estar atento às mudanças das alíquotas do INSS e IRRF anualmente.

Convenção coletiva

Em síntese, o profissional deve atentar também a Convenção Coletiva enquadrando a sua empresa na categoria correta e sempre acompanhar as mudanças.

Alterações na empresa

Da mesma forma, o contador não deve só acompanhar as alterações externas, mas também as internas.

A não inclusão de um colaborador na folha, a não alteração de cargo ou salário, a não inclusão do funcionário de férias e não retirar o colaborador que foi desligado são situações que podem gerar inúmeros problemas futuros.

Conclusão

De conformidade com a leitura deste blog post, a elaboração da folha de pagamento é muito importante para sua empresa e não vai mais ser um bicho de sete cabeças, contanto que você esteja antenado com as novidades fiscais e contábeis e também conte com a ajuda de bons profissionais.

Em síntese, é necessário estar atento a todas as legislações e regras para evitar problemas futuros com o governo ou colaboradores e tomar cuidado com os possíveis erros de cálculo, revisando sempre que for possível.

Por isso, tenha atenção nas 05 dicas e nos perigos da elaboração da folha!

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