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Tudo sobre as novas normas do Fisco

eSocial é uma iniciativa do Governo Federal com objetivo de implementar um sistema virtual de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, reunindo-as em um único ambiente virtual.

Com a iniciativa, o Fisco realizou mais um avanço em sua modernização para combater a sonegação de impostos no Brasil. Usando a tecnologia e a inovação, vem implementando o SPED, sistema que merece bastante atenção das empresas e profissionais envolvidos.

Neste cenário, contadores, contabilistas e gestores de negócios  devem acompanhar atentamente as atualizações referentes ao eSocial e ao SPED para que possam realizar as adequações em suas rotinas e empresas de modo a prosseguirem com a execução de suas atividades e com o progresso do país.

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10 Dicas de como manter a empresa em dia com o eSocial

Antes de você avançar na leitura deste post blog completo sobre o assunto, gostaríamos de saber onde você está em sua jornada de conhecimento sobre o eSocial, interagindo através dos dois botões logo abaixo.

Em suma, sua resposta indicará quais tópicos deve ser direcionado à você, de modo a lhe permitir aproveitar o máximo da leitura deste post.

Você também pode interagir conosco no Portal Sped Brasil, através do nosso fórum.

Boa leitura.

Simples nacional

O que é o eSocial?

O eSocial simplifica e unifica a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas de todo o Brasil num mesmo ambiente digital. Após ser implantado, a previsão é que o eSocial reúna as informações de mais de 44 milhões de trabalhadores.  O programa é ainda uma peça importante de um projeto maior do Fisco, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

SPED

Com o projeto SPED, a contabilidade entrou na era da tecnologia digital e da inovação. Além disso, com o sistema, foi dado também um salto na relação entre o empresariado brasileiro e o Fisco.

Com o uso da tecnologia da computação e do pensamento da inovação, o Sistema SPED concentra em um ambiente virtual as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, imunes ou isentas, mediante fluxo único e informatizado de informações.

SPED: Confira o cronograma da implantação do eSocial

A implantação do eSocial, um dos 13 subprojetos do SPED,  ocorre através de um processo que compreende cinco etapas, realizado por quatro grandes grupos de organizações em períodos temporais distintos.

A saber, tais grupos são: 

1) Empresas com faturamento acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), 2) empresas com faturamento de R$ 78.000.000,00, 3) empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico) produtor rural PF ou para entidades sem fins lucrativos, e os 4) órgãos públicos.

Cronograma de implantação do eSocial

O faseamento do eSocial gerou e continua gerando muitas dúvidas para contadores, contabilistas e empresários, principalmente porque as informações referentes ao eSocial não chegam de maneira uniforme às empresas e pessoas.

Por isso, apresentaremos a seguir uma descrição atualizada do cronograma eSocial. Veja!

Empresas do Grupo 1

O eSocial começou no início de 2018 para o grupo de empresas que registraram faturamento acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) no ano de 2016.

Faseamento do primeiro grupo

Na primeira fase acontece o cadastramento inicial da empresa no ambiente virtual do eSocial. São enviadas ao ambiente informações relativas ao cadastro do empregador e tabelas. A fase ocorreu no mês de janeiro de 2018.

Na segunda fase, as empresas deveriam realizar o cadastramento dos dados de trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos. A fase ocorreu no mês de março de 2018.

A terceira fase foi o momento em que as empresas obrigatoriamente deveriam enviar a folha de pagamento (eventos periódicos) para o novo ambiente do eSocial.  

As folhas de pagamento de Maio e de Junho de 2018 deveiam ser enviadas, respectivamente, em cada um desses meses. 

No entanto, a partir de Julho de 2018, o envio das folhas de pagamento não ocorre mais em uma fase de teste e não haverá mais prazo de validação das informações enviadas. Os dados cadastrados  devem ser reais e validados.

Posteriormente, em agosto de 2018, as empresas deste grupo substituem a forma de transmissão das contribuições previdenciárias

Até então, a transmissão dessas informações que eram  realizadas através da GFIP – (Guia de informações à Previdência Social) passam a ser realizadas através da DCTF WEB.

Em seguida, em novembro de 2018, as empresas deste primeiro grupo fazem a substituição GFIP FGTS

Em julho de 2019, as empresas deste primeiro grupo iniciam a última fase no processo de inserção no ambiente do eSocial, momento que em vem a inserir os os dados de segurança e saúde do trabalhador. De acordo com o Manual de Orientação do eSocial (MOS), os dados de Saúde e Segurança do Trabalhador – SST que deverão ser enviados ao eSocial são:

– S-1060: Tabela de Ambientes de Trabalho;

– S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho;

– S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador;

– S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco;

– S-2241: Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial;

– S-2245: Treinamentos e Capacitações.

Obrigações do eSocial

  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
  • LRE – Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD – Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social
  • PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
  • PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

Empresas do Grupo 2

O segundo grupo de empresas que iniciam sua inserção no eSocial são as empresas com faturamento abaixo de R$ 78.000.000,00. Para este grupo, a data de início de cadastro e inserção de informações no sistema é diferente da data do primeiro grupo.

Faseamento do segundo grupo

Seguindo o modelo do grupo 1, na primeira fase é realizado o cadastro do empregador e tabelas no ambiente virtual do eSocial. Essa fase ocorre no mês de setembro de 2018.

Na segunda fase, tais empresas necessitam cadastrar os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos. A fase ocorre até 10 de novembro de 2018.

Na terceira fase, as empresas e empregadores deste segundo grupo devem enviar a folha de pagamento (eventos periódicos) para o novo ambiente do eSocial.  A data de término da fase é 10 de janeiro de 2019.

A quarta fase é o momento em que estas empresas também mudam a forma de transmissão das informações de Folha de pagamento, INSS, FGTS e outras informações ao Fisco. A partir do dia 07 de Janeiro de 2019, a transmissão dessas informações passam a ser realizadas através da DCTF.

Até abril de 2019, devem realizar a Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias e a Substituição GFIP FGTS

 

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Empresas do Grupo 3

Conforme a Resolução CDES nº 05 no DOU do dia 05/10/2018 publicada pelo Comitê Diretivo do eSocial, a jornada de implantação do eSocial para os empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF ou para as entidades sem fins lucrativos ocorre da maneira descrita abaixo. 
 
Em primeiro lugar, os cadastros dos empregadores e tabelas devem ser entregues até a data de 10/01/2019. Em segundo, devem cadastrar os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas até a data 10/04/2019. 
 
Em terceiro, os empregadores devem cadastrar os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas até a data 10/07/2019, 
 
Em quarto, tanto a Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias quanto a Substituição GFIP FGTS devem ocorrer até outubro/2019. 
 
Por fim, os empregadores deste terceiro grupo devem inserir os os dados de segurança e saúde do trabalhador até o prazo de julho/2020 

 

Empresas do Grupo 4

Para os entes públicos e as organizações internacionais, o processo de implantação no eSocial ocorre de maneira similar aos dois grupos anteriores, porém em um período temporal distinto: em 2019 e 2020.

Na primeira fase, em Janeiro de 2019, devem ser cadastradas apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.

De acordo com a atualização do Comitê Diretivo do eSocial, com a Resolução CDES nº 05 no DOU, ficou a ser publicada as datas para envio tanto dos eventos não periódicos quanto do eventos periódicos e a Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias.

Em janeiro de 2019, a última fase de implantação do eSocial para os entes públicos, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador. 

eSocial e a tecnologia

Até a implantação do eSocial, as ferramentas usadas no processo de transmissão das informações de uma empresa ao Fisco encontravam-se obsoletas e com pouca eficiência para a fiscalização por parte do Governo.

Nesse contexto, o contador é a pessoa responsável por auxiliar as empresas brasileiras a mudarem sua mentalidade em relação aos tributos e a própria tecnologia. A tecnologia pode ajudar as empresas muito mais do que prejudicá-las.

Departamento Pessoal das empresas

Antes da implantação do eSocial, o trabalho dos contadores era comumente prejudicado pelas falhas cometidas na área de Departamento Pessoal das empresas, sendo necessária a realização de alterações e atualizações constantes em documentos contábeis e fiscais.

Dois exemplos frequentes desse retrabalho citado acima era o envio de admissões para serem executadas com atraso ou a exigência de atualização de informações em folhas de pagamento já fechadas.

Com a implantação do eSocial, as empresas passam por um processo de conscientização e mudança disruptivo, pois terão que adequar suas rotinas às novas exigências do Fisco.

Os profissionais da contabilidade precisam estar preparados para realizar esse trabalho junto com os empresários, atender os interesses de seus clientes e também a legislação vigente.

5 pontos essenciais para implantar o eSocial

– Mapear os processos trabalhistas;
– Revisar os cadastros no sistema;
– Verificar os cadastros dos trabalhadores;
– Capacitar a equipe do RH para realizar os novos processos;
– Conscientizar os clientes sobre as novas atualizações fiscal/tributária/contábil.

eSocial e as empresas brasileiras

Com as dúvidas que chegam no Portal Sped Brasil verificamos que a falta de conhecimento em relação ao eSocial ainda é significativa por parte de muitas empresas e empregadores brasileiros. Entender a dinâmica do eSocial na prática é um desafio complexo para todos os envolvidos devido ser parte de um projeto mais amplo: o SPED.

Ao examinar as principais dúvidas, vemos que elas se referem principalmente à resolução de erros com os primeiros envios e ao desconhecimento quanto às fases do eSocial.

Nesse contexto, o desafio é ainda maior para as empresas do segundo grupo que, por não compreenderem adequadamente o processo e os prazos de cada etapa, precisam realizar as transmissões dentro dos novos prazos e continuar fazendo a transmissão corretamente das obrigações fiscais e tributárias.  

Perguntas frequentes sobre o eSocial

As dúvidas são muitas no período inicial de implantação do eSocial. Contadores, contabilistas, analistas contábeis e gestores de negócios fazem as mais diversas perguntas diariamente buscando uma ampla visão das mudanças no cenário fiscal e tributário brasileiro.

Para ajudar com essa busca, selecionamos algumas das principais dúvidas relacionadas ao eSocial para compartilhar as respostas com você a seguir.

 

Os prazos para cadastro e envio de informações sofrerão alterações?

A equipe do Portal Sped Brasil participa das reuniões do projeto piloto e compartilhamos com você que não teremos alterações nos prazos vigentes. Então, mantenha bastante atenção aos cronogramas, tanto do grupo 1 quanto dos grupos 2 e 3, para que você consiga acompanhar e adequar seus processos.  

 

Se uma empresa do grupo 1 não entrar no faseamento do seu grupo, ela pode entrar no faseamento do grupo 2?

Devemos atentar para este detalhe. Quem está no grupo 1 ou no grupo 2, deve seguir, respectivamente, suas fases. O ideal é que você entre na fase e no prazo que estão estabelecidos.  

 

Posso inserir qualquer informação no início do eSocial?

As informações estão sendo validadas pelo Fisco no decorrer dos períodos de testes. Então, evite essa prática que infelizmente era comum nas obrigações acessórias.

É interessante que você observe os prazos vigentes para cada um dos grupos e as suas fases para que não seja surpreendido.

 

Empresas de economia mista onde o governo tem 51% das ações entram como órgão público ou não?

Essa é uma situação específica em que é necessário verificar as tabelas de atividades contempladas de órgãos e observar essa situação específica do percentual da composição para caracterização de órgão público.

Muitas vezes o órgão tem características de um órgão público (realiza concurso público) mas ele tem todas as obrigações como empresa privada.

 

Quais obrigações serão substituídas de imediato?

Com a implantação do eSocial, teremos o Paralelismo da DCTF WEB (relacionado a Contribuição Previdenciária) substituindo, inicialmente, algumas obrigações, como a GFIP, GPS, PERD/COMP.

É interessante observar que até então, o processo que a empresa realizava era apurar, pagar e recolher os tributos.

Esse processo vai ser mudado. Com a DCTF, a empresa vai primeiro declarar, depois ela vai fazer esse processo de apuração e fazer o pagamento da DARF. Primeiro ela fala o que aconteceu, depois apura e depois faz o pagamento.

 

Todas as empresas terão um ambiente de web?

O eSocial disponibilizará esse ambiente web somente para pequenas empresas e MEIs que tem um número limitado de funcionários.

Empresas com mais de três funcionários devem fazer o processo de desenvolvimento de software para que façam o processo de geração dos dados, pois tais empresas terão acesso a um ambiente web.

 

Em relação ao SST, sabemos que as empresas não estão com foco em segurança, e que existem grandes dificuldades das normas regulamentadoras serem atendidas. Como está essa situação?

Acompanhando as reuniões do projeto piloto do eSocial, foi compartilhado conosco que acontecerão algumas alterações sobre os eventos de Segurança e Medicina do Trabalho.

A equipe responsável pelos eventos de SST estão alinhando com as empresas que estão colaborando nesta análise e estão discutindo o que é pertinente ou não para que se cumpra o período  que é a entrada em janeiro de 2019.

AULA EXCLUSIVA ESOCIAL

Saiba mais sobre Gestão dos Processos de Recolhimentos e Entrega das Obrigações com o eSocial. Assista agora o nosso vídeo que ficará disponível por pouco tempo.

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10 Dicas de como manter a empresa em dia com o eSocial

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